Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, Microsoft Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu cho hàng triệu người dùng, từ chuyên viên tài chính, nhà phân tích dữ liệu đến các sinh viên và người dùng cá nhân. Dù bạn đã sử dụng Excel trong nhiều năm, việc làm chủ toàn bộ các công cụ và tính năng của nó vẫn là một hành trình không ngừng nghỉ. Để giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc trên bảng tính và nâng cao hiệu suất, tinmoicongnghe.com đã tổng hợp những thủ thuật Excel hữu ích nhất, được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế của các chuyên gia. Những mẹo vặt này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn biến bạn thành một “phù thủy Excel” thực thụ. Hãy cùng khám phá và áp dụng ngay để công việc với bảng tính Excel của bạn trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.
1. Không Cần “Đóng Băng Hàng Đầu” Nếu Dữ Liệu Được Định Dạng Là Bảng Excel
Khi làm việc với các bảng tính Excel có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn dòng dữ liệu, việc cuộn xuống thường khiến bạn mất đi các tiêu đề cột, gây khó khăn trong việc theo dõi thông tin. Giải pháp phổ biến là sử dụng tính năng “Freeze Panes” (Đóng băng ô cửa sổ) trên tab View để cố định hàng đầu tiên, giúp tiêu đề luôn hiển thị.
Menu thả xuống Freeze Panes trong Excel hiển thị tùy chọn Freeze Top Row được chọn
Tuy nhiên, có một thủ thuật Excel hiệu quả hơn mà bạn không cần phải thực hiện bước này nếu dữ liệu của bạn đã được định dạng là một bảng dữ liệu Excel (Excel Table). Điều này không chỉ giúp quản lý dữ liệu tốt hơn mà còn tự động hiển thị tiêu đề khi cuộn.
Để biến dữ liệu của bạn thành một bảng:
- Bước 1: Đảm bảo dữ liệu của bạn có các tiêu đề cột ở hàng đầu tiên.
- Bước 2: Chọn toàn bộ dữ liệu. Nếu có nhiều hàng, bạn có thể chọn ô đầu tiên (ví dụ: A1), sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Mũi tên phải để chọn toàn bộ hàng đầu tiên, và tiếp tục nhấn Ctrl + Shift + Mũi tên xuống cho đến khi tất cả dữ liệu được chọn.
- Bước 3: Trên thanh Ribbon, vào tab Insert và nhấp vào nút Table.
Dữ liệu được chọn trong Excel, nút Table trên thanh công cụ Insert được đánh dấu
- Bước 4: Một hộp thoại “Create Table” sẽ xuất hiện. Xác nhận rằng phạm vi dữ liệu đã chính xác và đánh dấu chọn “My table has headers” (nếu có tiêu đề). Nhấn “OK”.
- Bước 5: Bây giờ, hãy chọn bất kỳ ô nào trong bảng và cuộn xuống. Bạn sẽ nhận thấy rằng các tiêu đề cột mặc định (A, B, C,…) được thay thế bằng tên tiêu đề bạn đã đặt cho bảng của mình.
Các tiêu đề cột mặc định của Excel được thay thế bằng tên tiêu đề bảng khi người dùng cuộn xuống
Thủ thuật Excel này chỉ hoạt động khi bảng của bạn có nhiều hàng hơn khả năng hiển thị trên màn hình. Nếu không, các tiêu đề bảng sẽ luôn hiển thị, vì vậy không cần thiết phải lặp lại các nhãn đó. Việc sử dụng Excel Table không chỉ giúp cố định tiêu đề mà còn mang lại nhiều lợi ích khác như dễ dàng áp dụng công thức cho toàn bộ cột, bộ lọc tự động và định dạng có điều kiện.
2. Sao Chép và Truy Cập Nhiều Mục Cùng Lúc với Clipboard Office
Mọi người đều quen thuộc với các phím tắt Excel kinh điển như Ctrl+C để sao chép và Ctrl+V để dán. Tuy nhiên, ít người biết rằng bạn có thể sao chép nhiều mục từ các nguồn khác nhau cùng một lúc và dán chúng vào một bảng tính chỉ với vài cú nhấp chuột, nhờ vào tính năng Clipboard của Microsoft Office.
Giả sử bạn đang tạo một bảng tính hồ sơ cầu thủ cho đội bóng yêu thích của mình. Đối với mỗi cầu thủ, bạn cần ID, một bức ảnh và liên kết đến tiểu sử trực tuyến của họ.
Bảng Excel trống đã định dạng với các tiêu đề cột: Player ID, Photo và Online bio
Ngay cả khi ID cầu thủ nằm trên một trang tính riêng, ảnh của họ trong tài liệu Microsoft Word và URL tiểu sử trực tuyến được truy cập trong trình duyệt web, bạn vẫn có thể sao chép từng mục một.
Sau khi sao chép, hãy quay lại bảng tính Excel nơi bạn muốn dán các mục đó. Nhấp vào biểu tượng khởi động Clipboard (một mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Clipboard) trong tab Home trên thanh Ribbon. Thao tác này sẽ hiển thị ngăn Clipboard ở bên trái cửa sổ Excel. Bạn sẽ thấy các mục vừa sao chép được liệt kê ở đó, mỗi mục có một biểu tượng nhỏ để nhắc bạn về vị trí gốc của chúng.
Biểu tượng mở ngăn Clipboard trong tab Home của Excel được chọn, hiển thị ngăn Clipboard ở bên trái cửa sổ Excel
Bây giờ, hãy chọn ô mà bạn muốn dán mục đầu tiên, sau đó nhấp vào mục đó trong ngăn Clipboard. Lặp lại quy trình này cho các mục khác mà bạn đã sao chép.
Lưu ý: Sau khi dán một hình ảnh vào Excel, bạn có thể nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn “Place In Cell” để nhúng hình ảnh vào trong ranh giới của ô, giúp quản lý bố cục dễ dàng hơn.
Bảng tính Excel hiển thị các mục trong ngăn Clipboard và các mục đó được dán vào các ô trong bảng tính
Bạn có thể nhấp vào “Clear All” trong ngăn Clipboard để xóa tất cả các mục đã sao chép, trước khi chuyển sang các tác vụ sao chép và dán tiếp theo. Clipboard của Microsoft Excel có thể chứa tối đa 24 mục. Khi bạn sao chép mục thứ 25, nó sẽ thay thế mục cũ nhất trên Clipboard. Ưu điểm của việc sử dụng Clipboard của Microsoft Excel so với Clipboard của Windows (Windows+V) là nó vẫn hiển thị trong cửa sổ Excel cho đến khi bạn đóng thủ công, trong khi Clipboard của Windows sẽ biến mất ngay khi bạn nhấp ra ngoài. Đây là một thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích để tăng tốc công việc khi bạn cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.
3. Xem Toàn Bộ Công Thức Trong Bảng Tính Excel Của Bạn
Theo mặc định, các ô trong bảng tính Excel sẽ hiển thị kết quả của công thức, trong khi thanh công thức (Formula Bar) sẽ hiển thị công thức mà bạn đã sử dụng để có được kết quả đó.
Bảng tính Excel chứa công thức trong thanh công thức và kết quả của công thức trong một ô
Tuy nhiên, có một thủ thuật Excel đơn giản giúp bạn hiển thị trực tiếp tất cả các công thức trong các ô. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + ` (phím dấu huyền, thường nằm ở góc trên bên trái của bàn phím, bên cạnh số 1).
Khi sử dụng phím tắt Excel này, bạn có thể nhanh chóng xem ô nào chứa công thức, hiểu cách tính toán được thực hiện và kiểm tra lỗi dễ dàng hơn. Hơn nữa, khi tùy chọn này được kích hoạt, việc chọn một ô chứa công thức sẽ làm nổi bật các ô mà công thức đó tham chiếu, giúp việc khắc phục sự cố trở nên minh bạch và đơn giản hơn rất nhiều.
Các công thức trong bảng Excel được hiển thị trực tiếp trong các ô, và một ô chứa công thức được chọn để làm nổi bật các ô mà nó tham chiếu
Để trở lại trạng thái mặc định (hiển thị kết quả), bạn chỉ cần nhấn lại tổ hợp phím Ctrl + `. Đây là một trong những mẹo Excel cơ bản nhưng vô cùng mạnh mẽ, đặc biệt hữu ích cho việc kiểm tra và gỡ lỗi bảng tính phức tạp.
4. Hiển Thị Tất Cả Các Tab Trang Tính Bằng Cách Nhấp Chuột Phải
Một trong những tác vụ gây khó chịu nhất trong Excel là điều hướng giữa các tab trang tính (worksheet tabs) ở cuối màn hình, đặc biệt khi bạn có quá nhiều trang tính trong một sổ làm việc. Việc nhấp vào các mũi tên nhỏ ở góc dưới bên trái cửa sổ Excel để cuộn qua các tab có thể tốn rất nhiều thời gian quý báu của bạn.
Mẹo nhanh: Bạn có thể kéo ba dấu chấm ngay bên phải các tab trang tính để tạo thêm không gian cho tên của chúng, giúp nhìn thấy nhiều tab hơn cùng lúc.
Một cách để tăng tốc Excel trong việc điều hướng là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Page Down để chuyển đến tab tiếp theo, hoặc Ctrl + Page Up để quay lại tab trước đó.
Tuy nhiên, phương pháp được nhiều chuyên gia ưa thích hơn là nhấp chuột phải vào các mũi tên điều hướng tab (thay vì các tab riêng lẻ). Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ “Activate” (Kích hoạt), hiển thị danh sách tất cả các trang tính trong sổ làm việc của bạn. Từ đây, bạn có thể dễ dàng nhấp đúp vào trang tính mình muốn chuyển đến (hoặc sử dụng các phím mũi tên và nhấn Enter).
Hộp thoại Activate trong Microsoft Excel hiển thị danh sách tên các trang tính trong sổ làm việc
Thủ thuật Excel này đặc biệt hữu ích nếu bạn đã dành thời gian để đặt tên ngắn gọn nhưng mô tả cho các trang tính của mình, thay vì giữ tên mặc định như Sheet1, Sheet2, Sheet3,… Việc này giúp bạn nhanh chóng chuyển sheet và tìm thấy thông tin cần thiết, góp phần tối ưu hiệu suất Excel tổng thể.
5. Sử Dụng Thanh Trạng Thái Để Tính Toán Nhanh
Một trong những công cụ đơn giản nhưng có lẽ bị ít người sử dụng nhất trong Excel là Thanh Trạng thái (Status Bar), nằm ở góc dưới bên phải của cửa sổ Excel.
Đặc biệt, khi bạn chọn một số dữ liệu trong bảng tính, Thanh Trạng thái sẽ cung cấp các phép tính nhanh để phân tích tức thì mà không yêu cầu bạn phải nhập thêm bất kỳ công thức nào vào bảng tính.
Trong ví dụ này, bảng dữ liệu về cầu thủ bóng đá được sắp xếp theo số lần xuất hiện giảm dần, và bạn muốn nhanh chóng xem tổng số bàn thắng và số bàn thắng trung bình được ghi bởi những cầu thủ đã chơi từ 100 trận trở lên.
Bảng tính Excel chứa dữ liệu cầu thủ bóng đá, với cột Số lần xuất hiện được sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Mặc dù bạn có thể sử dụng công thức để tạo ra thông tin này, nhưng mục tiêu ở đây chỉ là để nhìn lướt qua các con số để phân tích nhanh, không cần hiển thị kết quả trong bảng tính.
Ngay khi bạn chọn tổng số bàn thắng của các cầu thủ liên quan, giá trị trung bình (Average), số lượng ô có dữ liệu (Count), và tổng (Sum) của các ô được chọn sẽ xuất hiện ngay lập tức trên Thanh trạng thái Excel.
Thanh trạng thái trong Excel hiển thị giá trị trung bình, số lượng và tổng của các ô được chọn
Nếu bạn không thấy các tổng này trong phiên bản Excel của mình sau khi chọn hai hoặc nhiều ô chứa dữ liệu, hãy nhấp chuột phải vào Thanh Trạng thái và đánh dấu chọn các phép tính tổng hợp mà bạn muốn hiển thị từ sáu tùy chọn: Average (Trung bình), Count (Số lượng), Numerical Count (Số lượng số), Minimum (Giá trị nhỏ nhất), Maximum (Giá trị lớn nhất) và Sum (Tổng).
Hơn nữa, bạn có thể nhấp vào bất kỳ phép tính nào trong Thanh Trạng thái để sao chép giá trị đó vào Clipboard, sẵn sàng để dán vào nơi khác nếu cần. Đây là một mẹo Excel cực kỳ đơn giản giúp bạn tính toán nhanh chóng mà không cần làm phức tạp bảng tính của mình.
Việc làm chủ Microsoft Excel đòi hỏi sự kết hợp giữa kiến thức nền tảng và việc liên tục học hỏi các thủ thuật Excel mới. Những mẹo nhỏ được chia sẻ trong bài viết này, từ việc định dạng dữ liệu thành bảng thông minh, sử dụng Clipboard Office đa năng, đến việc hiển thị công thức hay tận dụng Thanh Trạng thái, đều là những bí quyết giúp bạn tăng tốc công việc và tối ưu hiệu suất Excel một cách đáng kể.
Hãy áp dụng ngay những mẹo Excel này vào quy trình làm việc hàng ngày của bạn để thấy sự khác biệt. Đừng ngần ngại khám phá thêm các tính năng khác của Excel như hộp tên (Name Box) để điều hướng nhanh hơn, hoặc cá nhân hóa Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) để thực hiện các lệnh thường dùng trong tích tắc. tinmoicongnghe.com hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia Excel hiệu quả hơn.
Bạn có thủ thuật Excel nào khác muốn chia sẻ? Hãy để lại bình luận bên dưới và cùng nhau khám phá thêm nhiều điều thú vị về công cụ mạnh mẽ này nhé!
