iPhone đi kèm với một trình quản lý tệp tích hợp sẵn mang tên Tệp (Files). Mặc dù bạn có thể sử dụng nó để truy cập, sắp xếp và quản lý các tệp được lưu trữ cục bộ hoặc trong iCloud, nhưng ứng dụng này còn có rất nhiều khả năng khác mà không phải ai cũng biết.
Từ việc cho phép bạn truy cập tệp được lưu trữ trên các thiết bị ngoài và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác đến việc đơn giản hóa các thao tác tệp hàng ngày, ứng dụng Tệp xử lý một loạt các tác vụ một cách đáng ngạc nhiên. Hãy cùng khám phá những tính năng này để tận dụng tối đa ứng dụng Tệp trên iPhone của bạn.
1. Xem trước nhanh chóng các định dạng tệp phổ biến
Ứng dụng Tệp của Apple có một hệ thống xem trước tích hợp sẵn gọi là Quick Look (Xem Nhanh), hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau trên nhiều danh mục, bao gồm hình ảnh, video, âm thanh, tệp nén và tài liệu. Nhờ tính năng này, bạn có thể xem trước tệp và thực hiện chỉnh sửa trên chúng mà không cần ứng dụng bổ sung.
Chức năng này hoạt động liền mạch, cho dù tệp của bạn được lưu trữ cục bộ trên iPhone, iCloud, các dịch vụ lưu trữ đám mây của bên thứ ba, thiết bị lưu trữ ngoài, hay thậm chí trên máy chủ từ xa. Để sử dụng, hãy vào thư mục chứa tệp bạn muốn mở và chạm vào tệp đó. Tuy nhiên, nếu bạn đã cài đặt một ứng dụng như Documents trên iPhone, ứng dụng đó có thể cố gắng mở tệp thay vì Quick Look. Để buộc sử dụng Quick Look, bạn có thể chạm và giữ vào tệp, sau đó chọn tùy chọn “Xem Nhanh” trong menu ngữ cảnh.
Đáng tiếc là ứng dụng Tệp không cho phép bạn xem trước nhiều tệp cùng lúc. Nhưng chúng ta có thể khắc phục điều đó với sự trợ giúp của một Phím tắt (Shortcut).
- Hãy mở ứng dụng Phím tắt và tạo một phím tắt trống mới.
- Tìm và thêm hành động “Xem Nhanh” (Quick Look) vào phím tắt.
- Sau đó, chạm vào nút “i” ở phía dưới và bật tùy chọn “Hiện trong Bảng chia sẻ” (Show in Share Sheet).
- Chạm vào văn bản “Đầu vào” (Input) trên hành động “Hiển thị” (Show) và chọn “Đầu vào Phím tắt” (Shortcut Input).
- Đặt tên cho phím tắt và lưu nó.
Sau khi hoàn tất, hãy quay lại ứng dụng Tệp. Giờ đây, bạn chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải và chọn “Chọn” (Select). Chọn tất cả các tệp bạn muốn xem trước cùng lúc, chạm vào nút Chia sẻ ở góc dưới bên phải và chọn phím tắt bạn vừa tạo trong Bảng chia sẻ. Ứng dụng Tệp sẽ mở các tệp đã chọn trong Quick Look. Vuốt sang trái hoặc phải hoặc cuộn lên hoặc xuống để điều hướng giữa các tệp đang mở.
2. Chú thích PDF hoặc hình ảnh với công cụ Markup tích hợp
Bên cạnh Quick Look, ứng dụng Tệp còn tích hợp một công cụ Markup (Đánh dấu) tích hợp sẵn cho tất cả các nhu cầu chú thích của bạn. Sử dụng công cụ này, bạn có thể chú thích, vẽ, tô sáng, hoặc thêm văn bản và chữ ký vào ảnh hoặc tệp PDF của mình mà không cần ứng dụng của bên thứ ba.
Để đánh dấu một ảnh hoặc tệp PDF trong ứng dụng Tệp, hãy mở nó ở chế độ xem trước bằng Quick Look (như hướng dẫn ở trên). Bạn có thể mở nhiều tệp bằng Phím tắt đã tạo nếu muốn. Tiếp theo, chạm vào nút Markup (một đầu bút bên trong hình tròn) ở phía dưới, và bạn sẽ thấy một loạt các công cụ trên màn hình.
Chọn một công cụ dựa trên yêu cầu của bạn và sử dụng nó để chú thích tệp. Để thêm hình dạng, văn bản hoặc chữ ký, chạm vào nút “+” và chọn tùy chọn phù hợp. Sau khi bạn đã chú thích xong tệp, chạm vào nút “Xong” (Done) ở góc trên bên phải. Hãy nhớ rằng một khi bạn đã lưu các thay đổi, bạn sẽ không thể hoàn tác chúng.
3. Dễ dàng nén hoặc giải nén tệp ZIP
Khi làm việc với các tệp, có những lúc bạn cần nén hoặc giải nén tệp. Ứng dụng Tệp được trang bị một công cụ lưu trữ và giải nén giúp việc nén và giải nén tệp trên iPhone trở nên dễ dàng và loại bỏ nhu cầu tải xuống ứng dụng của bên thứ ba.
Để tạo một tệp nén ZIP trong ứng dụng Tệp, hãy điều hướng đến thư mục chứa các tệp bạn muốn đưa vào tệp nén, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải và chọn “Chọn”. Sau đó, chọn các tệp, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc dưới bên phải và chọn “Nén” (Compress). Ứng dụng Tệp sau đó sẽ tạo một tệp nén và lưu nó trong cùng thư mục. Điều này rất tiện lợi khi gửi hoặc tải lên nhiều tệp cùng lúc, thay vì từng tệp một.
Giải nén tệp trong ứng dụng Tệp cũng rất dễ dàng. Đơn giản chỉ cần tìm tệp ZIP và chạm vào nó. Hoặc, chạm và giữ tệp và chọn “Giải nén” (Uncompress). Để giải nén nhiều tệp ZIP, chọn chúng bằng tùy chọn “Chọn” ở góc trên bên phải, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc dưới bên phải và chọn “Giải nén”. Ứng dụng Tệp sẽ giải nén tệp và tạo một thư mục mới ở cùng vị trí với tất cả các tệp trong tệp ZIP.
4. Sử dụng Quick Actions để tăng tốc các tác vụ thường ngày
Quick Actions (Thao tác nhanh) là các hành động phụ thuộc vào ngữ cảnh xuất hiện khi bạn chạm và giữ một tệp trong ứng dụng Tệp, cho phép bạn thực hiện các hành động nhanh chóng mà không cần mở tệp. Vì phụ thuộc vào ngữ cảnh, các hành động này thay đổi dựa trên loại tệp bạn chọn.
Ví dụ, nếu đó là tệp PDF, bạn sẽ thấy “Markup” (Đánh dấu) và “Optimize File Size” (Tối ưu hóa kích thước tệp). Ngược lại, nếu đó là tệp hình ảnh, bạn sẽ thấy “Xoay Trái” (Rotate Left), “Xoay Phải” (Rotate Right), “Tạo PDF” (Create PDF), “Chuyển đổi hình ảnh” (Convert Image), và “Xóa nền” (Remove Background).
Thao tác nhanh xóa nền hình ảnh trên iPhone
Truy cập và sử dụng Quick Actions trong ứng dụng Tệp trên iPhone rất đơn giản. Chạm và giữ tệp bạn muốn thay đổi, chọn “Thao tác nhanh” (Quick Actions), và chọn một hành động phù hợp dựa trên yêu cầu của bạn.
Ứng dụng Tệp sau đó sẽ thực hiện và lưu tệp dưới dạng bản sao trong cùng thư mục. Với một số Quick Actions nhất định, bạn sẽ được yêu cầu nhập thêm thông tin. Ví dụ, khi bạn sử dụng “Chuyển đổi hình ảnh”, bạn cần chọn định dạng đầu ra ưa thích để ứng dụng Tệp hoàn thành hành động.
5. Quản lý tệp trên các thiết bị lưu trữ ngoài
Trong những trường hợp bạn muốn truy cập dữ liệu có trên một thiết bị lưu trữ ngoài (thẻ SD, USB, SSD hoặc HDD) hoặc di chuyển dữ liệu từ iPhone của mình sang thiết bị đó, ứng dụng Tệp sẽ giúp bạn thực hiện điều đó một cách dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần là thiết bị ngoài của bạn được định dạng theo chuẩn APFS, exFAT, FAT32 hoặc FAT và bộ chuyển đổi phù hợp, tùy thuộc vào việc iPhone của bạn có cổng Lightning hay USB-C.
Sau đó, gắn thiết bị lưu trữ ngoài vào bộ chuyển đổi và cắm vào iPhone của bạn. Mở ứng dụng Tệp và chuyển đến tab “Duyệt” (Browse). Tại đây, mở rộng phần “Vị trí” (Locations) nếu nó chưa được mở rộng, và bạn sẽ thấy tên của thiết bị ngoài của mình được liệt kê. Chạm vào thiết bị để truy cập tất cả nội dung của nó.
Giờ đây, tương tự như cách bạn di chuyển tệp trong ứng dụng Tệp, bạn có thể di chuyển tệp ra khỏi ổ đĩa sang các vị trí khác hoặc di chuyển nội dung từ một vị trí khác vào ổ đĩa. Tất cả các tùy chọn khác, như công cụ Markup và Quick Actions, cũng có thể truy cập được. Bạn cũng có thể xóa và định dạng lại ổ đĩa ngay từ ứng dụng Tệp.
6. Truy cập liền mạch bộ nhớ đám mây của bên thứ ba
Nếu bạn không sử dụng iCloud hoặc sử dụng nó cùng với một dịch vụ khác để có thêm dung lượng lưu trữ, bạn có thể tích hợp trực tiếp dịch vụ đó vào ứng dụng Tệp để truy cập và quản lý tất cả các tệp được lưu trữ trên đó. Ứng dụng Tệp hỗ trợ tích hợp với nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây của bên thứ ba như Google Drive, Dropbox, OneDrive và Box.
Để tích hợp dịch vụ ưa thích của bạn:
- Đầu tiên, tải xuống ứng dụng iOS của dịch vụ đó trên iPhone của bạn và thiết lập.
- Tiếp theo, trong ứng dụng Tệp, chuyển đến tab “Duyệt”, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải, và chọn “Sửa” (Edit).
- Trong phần “Vị trí”, bật công tắc cho dịch vụ lưu trữ đám mây bạn muốn tích hợp. Chạm “Xong”.
- Cuối cùng, chạm vào dịch vụ lưu trữ đám mây trong mục “Vị trí”, và bạn sẽ thấy tất cả các thư mục và tệp của mình. Bạn có thể xem trước và đánh dấu các tệp tại đây giống như bạn làm với các tệp có sẵn cục bộ hoặc trên iCloud.
7. Kết nối với máy chủ ngoài để truy cập và quản lý tệp
Tương tự như việc tích hợp dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn, bạn cũng có thể kết nối với một máy chủ tệp bên ngoài thông qua ứng dụng Tệp để truy cập, quản lý và truyền tệp giữa máy chủ đó và iPhone của bạn. Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn truy cập hoặc di chuyển tệp giữa iPhone của bạn và một thiết bị khác, máy chủ tại nhà hoặc ổ đĩa NAS của bạn. Ứng dụng Tệp chỉ hỗ trợ kết nối với máy chủ bên ngoài bằng giao thức SMB.
Để kết nối với một máy chủ trên ứng dụng Tệp của iPhone:
- Chuyển đến tab “Duyệt”, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải và chọn “Kết nối với máy chủ” (Connect to Server).
- Bây giờ, nhập địa chỉ máy chủ bạn muốn kết nối vào trường văn bản Máy chủ. Địa chỉ máy chủ có thể là tên máy chủ cục bộ hoặc địa chỉ IP. Nó có thể trông giống như: “smb://192.168.1.2” hoặc “MacBook-Pro.local” — nhập địa chỉ đó và chạm “Tiếp”.
- Bạn sẽ được nhắc chọn cách bạn muốn kết nối với máy chủ này. Chọn “Khách” (Guest) nếu máy chủ cho phép truy cập khách và chạm “Tiếp”. Hoặc, nếu yêu cầu xác thực, nhập tên người dùng và mật khẩu rồi chạm “Tiếp”.
Nếu kết nối với máy Mac, hãy nhập tên người dùng và mật khẩu bạn thường sử dụng để mở khóa máy tính của mình.
Ứng dụng Tệp sẽ hiển thị tất cả các tệp và thư mục từ thiết bị đã kết nối. Giờ đây, bạn có thể điều hướng qua các thư mục và xem hoặc đánh dấu các tệp khi cần. Để chấm dứt kết nối, hãy chuyển đến tab “Duyệt”. Xác định vị trí thiết bị đã kết nối trong phần “Đã chia sẻ” (Shared) và chạm vào mũi tên hướng lên bên cạnh nó.
8. Quét tài liệu bằng ứng dụng Tệp
Một tính năng tiện lợi khác mà Apple cung cấp trong ứng dụng Tệp trên iOS là máy quét tài liệu tích hợp sẵn. Với nó, bạn có thể dễ dàng quét và số hóa các tài liệu vật lý trực tiếp trong ứng dụng Tệp.
Quét tài liệu trong ứng dụng Tệp rất dễ dàng. Bạn có thể quét tài liệu trực tiếp vào thư mục mong muốn hoặc chọn thư mục sau khi chụp. Nếu bạn thích cách thứ nhất, hãy điều hướng đến thư mục nơi bạn muốn lưu tài liệu đã quét. Sau đó, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải và chọn “Quét tài liệu” (Scan Documents). Hoặc bạn có thể truy cập máy quét trong bất kỳ thư mục nào khác bằng các bước tương tự.
Ứng dụng Tệp sẽ mở máy quét. Đặt tài liệu vật lý bạn muốn quét lên một bề mặt phẳng và hướng camera iPhone của bạn vào đó, giữ mọi thứ thẳng hàng. iPhone của bạn sẽ tự động chụp bản quét. Nếu không, hãy thử định vị nó trong khung ngắm. Ngoài ra, bạn có thể chạm vào nút chụp ở phía dưới hoặc nhấn nút âm lượng để chụp tài liệu thủ công. Lặp lại quá trình nếu bạn muốn quét nhiều trang.
Để xem trước tài liệu đã quét, chạm vào hình thu nhỏ ở góc dưới bên trái. Từ đây, bạn có thể cắt tài liệu, xoay nó hoặc áp dụng bộ lọc. Chạm “Xong” để lưu. Nếu bạn không thích bản quét, chạm vào biểu tượng thùng rác, sau đó sử dụng nút “Chụp lại” (Retake) ở góc trên bên phải để quét lại tài liệu.
Cuối cùng, chạm “Lưu” (Save) ở góc dưới bên phải, đặt tên cho tệp và chạm “Xong”. Nếu bạn truy cập máy quét trên màn hình chính, bạn sẽ cần chọn vị trí bạn muốn lưu.
Ứng dụng Tệp của Apple khá mạnh mẽ và có thể giúp bạn thực hiện nhiều thao tác trên iPhone, như đã được chứng minh ở trên. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế đáng chú ý. Một số điểm đáng lưu ý bao gồm tính năng tìm kiếm chưa thực sự mạnh mẽ, các tùy chọn xử lý hàng loạt còn hạn chế, thiếu hỗ trợ nhiều định dạng nén khác và việc không có hỗ trợ giao thức FTP gốc. Việc khắc phục những hạn chế này sẽ làm cho ứng dụng Tệp trở nên linh hoạt và hữu ích hơn nữa cho người dùng iPhone.
Giống như ứng dụng Tệp, có một vài ứng dụng tích hợp sẵn tuyệt vời khác trên iPhone của bạn mà bạn không nên bỏ qua. Hãy khám phá chúng để tận dụng tối đa thiết bị của bạn.
