Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ nhưng cũng đầy rẫy các ô, trang tính, tab, nút và hộp thoại, khiến việc điều hướng bằng chuột đôi khi trở nên rườm rà và tốn thời gian. Với vai trò là một người làm việc thường xuyên với Excel, tôi nhận thấy các phím tắt không chỉ giúp tăng tốc quá trình này mà còn cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc. Bài viết này sẽ chia sẻ những tổ hợp phím tắt Excel được nhiều chuyên gia sử dụng để điều hướng nhanh chóng và hiệu quả, giúp bạn làm chủ bảng tính của mình một cách chuyên nghiệp.
Lưu ý rằng các phím tắt trong bài viết này áp dụng cho máy tính chạy hệ điều hành Windows. Đối với người dùng Mac, nguyên tắc phím tắt trong Excel thường tương tự, bạn có thể thay thế phím Alt của Windows bằng phím Options và phím Ctrl bằng phím Cmd của Mac.
Điều Hướng Giữa Các Ô Trong Excel
Mặc dù việc sử dụng các phím mũi tên để di chuyển lên, xuống, trái hoặc phải đến một ô gần đó là phổ biến, nhưng những phím tắt đơn giản nhất lại cho phép tôi “nhảy” xa hơn chỉ trong một lần nhấn. Nhờ vậy, những ngày phải cuộn chuột liên tục trong Excel đã trở thành quá khứ!
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến rìa phải của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên phải hoặc End+Mũi tên phải |
| Di chuyển đến rìa trái của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên trái hoặc End+Mũi tên trái |
| Di chuyển đến đầu vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên lên hoặc End+Mũi tên lên |
| Di chuyển đến cuối vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên xuống hoặc End+Mũi tên xuống |
| Di chuyển đến ô A1 | Ctrl+Home |
| Di chuyển đến ô hoạt động cuối cùng trong trang tính | Ctrl+End |
| Di chuyển đến cột A trong hàng hiện tại | Home |
| Di chuyển đến ô cách ô hiện tại một màn hình xuống | Page Down |
| Di chuyển đến ô cách ô hiện tại một màn hình lên | Page Up |
| Di chuyển đến ô cách ô hiện tại một màn hình sang phải | Alt+Page Down |
| Di chuyển đến ô cách ô hiện tại một màn hình sang trái | Alt+Page Up |
Để chọn các ô trong khi di chuyển giữa chúng, bạn chỉ cần nhấn phím Shift cùng với các phím tắt đã nêu ở trên. Ví dụ, Shift+Home sẽ chọn tất cả các ô trong hàng hiện tại từ ô đang hoạt động đến cột A. Tương tự, Shift+Ctrl+Mũi tên phải sẽ chọn tất cả các ô từ ô hiện tại đến rìa phải của vùng dữ liệu.
Nhấn Alt+F3 để kích hoạt “Hộp Tên” (Name Box) ở góc trên bên trái cửa sổ Excel. Tại đây, bạn có thể nhập tên cho ô hoặc các ô đã chọn, hoặc sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống, sau đó nhấn Enter để di chuyển đến một vùng đã được bạn đặt tên trước đó.
Người đang gõ bàn phím, biểu tượng cho việc sử dụng phím tắt trong Excel để tăng hiệu suất làm việc.
Điều Hướng Thanh Ribbon Excel
Chìa khóa để điều hướng thanh Ribbon trong Microsoft Excel là hiểu rõ chức năng của phím Alt. Khi tôi nhấn và thả phím Alt, một chữ cái sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tab trên thanh Ribbon.
Sau đó, khi tôi nhấn một trong những chữ cái tương ứng đó (chẳng hạn như H để mở tab “Home”), một mã mới sẽ xuất hiện cho mỗi lệnh.
Tab Home trên thanh Ribbon của Excel, với các tùy chọn Alt đã được kích hoạt hiển thị các phím tắt nhanh.
Kết quả là, một số tổ hợp phím tắt Alt đã in sâu vào tâm trí tôi vì tôi sử dụng chúng rất thường xuyên. Ví dụ, tôi biết rằng Alt > Q đưa tôi đến trường tìm kiếm ở đầu cửa sổ, Alt > H > L > R mở Trình quản lý Quy tắc Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting Rules Manager), và Alt > W > VG ẩn/hiện đường lưới.
Nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa ô. Thao tác này kích hoạt thanh công thức, nơi bạn có thể xem và sửa đổi công thức hoặc giá trị của ô được chọn. Sau đó, để trở về chế độ điều hướng, bạn chỉ cần nhấn Enter hoặc Ctrl+Enter.
Điều tôi thích nhất ở phím tắt Alt trong các chương trình Microsoft như Excel và Word là khi tôi nhấn Alt, các công cụ tôi đã thêm vào Thanh công cụ Truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) sẽ được đánh số, có nghĩa là tôi có thể thực hiện các hành động thường dùng nhất chỉ bằng cách nhấn hai phím.
Trong trường hợp của tôi, nhấn Alt > 8 sẽ khởi chạy “Công cụ Camera” (Camera tool) để chụp một số dữ liệu, và Alt > 9 bật “Focus Cell” để tôi có thể đọc bảng tính của mình dễ dàng hơn.
Giao diện Microsoft Excel hiển thị Thanh công cụ Truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) được cá nhân hóa với các công cụ thường dùng.
Mặc dù hầu hết các hộp thoại có thể được khởi chạy thông qua thanh Ribbon, tôi sử dụng các phím tắt trực tiếp hơn để truy cập các công cụ tôi dùng thường xuyên nhất.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến hộp thoại Format Cells | Ctrl+1 |
| Di chuyển đến hộp thoại Find And Replace | Ctrl+F (Find) hoặc Ctrl+H (Replace) |
| Di chuyển đến hộp thoại Go To | Ctrl+G hoặc F5 |
| Di chuyển đến hộp thoại Paste Special | Ctrl+Alt+V |
| Di chuyển đến hộp thoại Create Table | Ctrl+T |
| Di chuyển đến hộp thoại Insert Function | Shift+F3 |
| Di chuyển đến hộp thoại Name Manager | Ctrl+F3 |
Điều Hướng Hộp Thoại Excel
Khi tôi đã sử dụng phím tắt liên quan để mở một hộp thoại Excel, tôi tiếp tục sử dụng bàn phím để điều hướng trong đó.
Mặc dù phải mất một thời gian để bỏ thói quen với chuột, nhưng khi tôi quen với việc sử dụng bàn phím để chuyển đổi giữa các tab và tùy chọn, tôi nhận ra mình đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến tab tiếp theo | Ctrl+Tab |
| Di chuyển đến tab trước đó | Ctrl+Shift+Tab |
| Chuyển đổi giữa các điều khiển trong một tab | Tab |
| Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu ô kiểm đã chọn | Space |
| Mở rộng menu thả xuống đã chọn | Mũi tên xuống |
| Chọn một tùy chọn trong menu thả xuống đã mở rộng | Phím Mũi tên > Enter |
| Lưu thay đổi và đóng hộp thoại | Enter |
Một cách nhanh hơn mà tôi thích để kích hoạt một điều khiển trong tab hộp thoại là nhấn Alt và chữ cái được gạch chân trong tên điều khiển. Ví dụ, sau khi sử dụng Ctrl+1 và sau đó Ctrl+Tab để mở tab Font của hộp thoại Format Cells, nhấn Alt+K sẽ kích hoạt hiệu ứng gạch ngang (strikethrough), vì chữ “k” được gạch chân trong nhãn của công cụ này.
Hiệu ứng gạch ngang (strikethrough) của văn bản trong Microsoft Excel được kích hoạt qua hộp thoại Format Cells bằng phím tắt Alt+K.
Điều Hướng Giữa Các Trang Tính (Worksheets) Trong Excel
Nếu bạn cũng như tôi, nhiều sổ tính (workbook) Excel của bạn chứa nhiều hơn một trang tính, bạn sẽ hiểu sự khó chịu khi phải chuyển đổi qua lại giữa các tab bằng chuột. May mắn thay, những phím tắt dễ nhớ này giúp quá trình này tốn ít thời gian hơn rất nhiều.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chuyển đến trang tính (tab) tiếp theo | Ctrl+Page Down |
| Chuyển đến trang tính (tab) trước đó | Ctrl+Page Up |
| Mở một tab mới ngay trước tab đang hoạt động | Shift+F11 |
Để đổi tên trang tính đang hoạt động, bạn nhấn Alt > H > O > R, sau đó gõ tên trang tính và nhấn Enter.
Một bảng tính Excel với các tên trang tính được tô sáng, cho thấy sự dễ dàng điều hướng giữa các worksheet khi được đặt tên hợp lý.
Mở và Đóng Sổ Tính (Workbooks) Excel Hiệu Quả
Các phím tắt trong Microsoft Excel không chỉ giới hạn ở việc tạo bảng tính. Thực tế, tôi sử dụng chúng để mở một sổ tính vào đầu ngày và đóng nó khi tôi hoàn tất công việc.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Mở một sổ tính hiện có (khi Excel đã mở) | Ctrl+O |
| Mở một sổ tính mới (khi Excel đã mở) | Ctrl+N |
| Đóng một sổ tính nhưng vẫn để Excel mở | Ctrl+W hoặc Ctrl+F4 |
| Đóng toàn bộ Excel | Alt+F4 |
| Mở hộp thoại Save As | F12 |
| Lưu sổ tính | Ctrl+S |
Nếu bạn chưa lưu một sổ tính và nhấn Ctrl+W, Ctrl+F4 hoặc Alt+F4, bạn sẽ được đưa ra tùy chọn để lưu trước khi đóng.
Kết luận
Việc thành thạo các phím tắt trong Microsoft Excel không chỉ là một kỹ năng nhỏ mà là một yếu tố thay đổi cuộc chơi, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và nâng cao năng suất đáng kể. Từ việc điều hướng nhanh chóng giữa các ô, trang tính, cho đến việc quản lý thanh Ribbon và hộp thoại, mỗi tổ hợp phím tắt đều mở ra một cánh cửa đến hiệu quả làm việc cao hơn.
Hãy bắt đầu luyện tập những phím tắt này ngay hôm nay. Bạn sẽ thấy rằng chúng không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn mang lại cảm giác làm chủ hoàn toàn công cụ Excel mạnh mẽ. Chia sẻ kinh nghiệm của bạn với các phím tắt yêu thích hoặc khám phá thêm các mẹo Excel khác trên tinmoicongnghe.com để nâng cao kỹ năng làm việc của bạn.
