Trong thế giới làm việc với dữ liệu ngày nay, Microsoft Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu. Từ các nhà phân tích tài chính đến sinh viên, ai cũng cần khả năng trình bày thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả. Tuy nhiên, đôi khi các công cụ định dạng tích hợp sẵn trong Excel lại không hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu đặc thù, hoặc tốn quá nhiều thời gian để thực hiện. Đây chính là lúc định dạng số tùy chỉnh Excel (Custom Number Formatting) trở thành cứu cánh, một bí quyết giúp bạn nhanh chóng tạo ra định dạng dữ liệu hoàn hảo, vượt trội so với các phương pháp truyền thống.
Nhiều người có thể quen thuộc hơn với định dạng có điều kiện (Conditional Formatting), một công cụ mạnh mẽ để tô màu toàn bộ hàng dựa trên giá trị hoặc áp dụng các quy tắc phức tạp. Tuy nhiên, với vai trò là một chuyên gia Excel, tôi nhận thấy có những tình huống mà định dạng số tùy chỉnh mang lại hiệu quả vượt trội, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Bài viết này trên tinmoicongnghe.com sẽ đi sâu vào cách sử dụng tính năng ẩn mình này, giúp bạn làm chủ việc tối ưu dữ liệu Excel, trực quan hóa thông tin một cách chuyên nghiệp và ấn tượng. Hãy cùng khám phá tại sao và làm thế nào để khai thác tối đa sức mạnh của định dạng số tùy chỉnh!
Định Dạng Số Tùy Chỉnh Trong Excel Là Gì Và Hoạt Động Như Thế Nào?
Trong Excel, mỗi ô đều có một định dạng số riêng, bạn có thể kiểm tra bằng cách chọn một ô và xem nhóm Number trên tab Home của ribbon.
Ô Excel L1 hiển thị giá trị phần trăm và định dạng số tương ứng trong nhóm Number trên tab Home.
Một trong những tùy chọn định dạng số mạnh mẽ nhất mà bạn có thể áp dụng cho một ô là định dạng số tùy chỉnh. Để truy cập tính năng này, bạn nhấp vào biểu tượng khởi chạy hộp thoại Number Format, sau đó chọn “Custom” trong hộp thoại Format Cells.
Biểu tượng mở hộp thoại Format Cells và tùy chọn Custom number format được chọn trong Excel.
Nếu bạn là người yêu thích phím tắt Excel, hãy nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells, sau đó nhấn Tab để kích hoạt menu Category và gõ Cus để nhanh chóng chuyển đến phần Custom.
Với cách dùng custom number formatting được hướng dẫn trong bài này, bạn sẽ có thể tạo ra những bảng tính trông chuyên nghiệp và trực quan như hình dưới đây:
Bảng Excel hiển thị điểm số và phần trăm thay đổi của các đội thể thao được định dạng bằng custom number formatting.
Nếu bạn chưa từng sử dụng định dạng số tùy chỉnh trước đây, có thể ban đầu bạn sẽ cảm thấy hơi bối rối và nghĩ rằng định dạng có điều kiện sẽ là lựa chọn tốt hơn. Tuy nhiên, Excel xử lý custom number formatting nhanh hơn đáng kể so với conditional formatting. Hơn nữa, một khi bạn đã hiểu được logic của nó, bạn sẽ thấy nó nhanh hơn và dễ sử dụng hơn rất nhiều. Cá nhân tôi, một trong những lý do chính khiến tôi thích sử dụng định dạng số tùy chỉnh là mọi thứ diễn ra ở một nơi duy nhất. Bạn không cần phải chuyển đi chuyển lại giữa các hộp thoại khác nhau để thêm nhiều quy tắc, giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình.
Trước khi đi sâu vào các ví dụ minh họa, hãy cùng tôi tìm hiểu cách thức hoạt động của định dạng số tùy chỉnh.
Mã định dạng số tùy chỉnh được nhập vào trường Type trong phần Custom của hộp thoại Format Cells.
Trường Type trống trong mục Custom của hộp thoại Format Cells trong Excel.
Mã bạn cần nhập vào đây tuân theo một thứ tự nghiêm ngặt:
DƯƠNG;ÂM;ZERO;VĂN BẢNNói cách khác, đối số đầu tiên trong trường định dạng số tùy chỉnh quy định cách các số dương được định dạng, đối số thứ hai quy định cách các số âm được định dạng, đối số thứ ba quy định cách các số 0 được định dạng, và đối số thứ tư quy định cách văn bản được định dạng. Lưu ý rằng dấu chấm phẩy được sử dụng để phân tách mỗi đối số.
Ví dụ, khi bạn gõ:
#.00;(#.00);-;"TXT"vào trường Type, Excel sẽ hiển thị:
- Số có hai chữ số thập phân cho số dương (#.00).
- Số có hai chữ số thập phân trong dấu ngoặc đơn cho số âm (#.00).
- Dấu gạch ngang cho số 0 (-).
- Chuỗi ký tự “TXT” cho tất cả các giá trị văn bản (“TXT”).
Bảng tính Excel với các giá trị được chuyển đổi thành định dạng số tùy chỉnh theo cú pháp cơ bản.
Nếu bạn bỏ qua bất kỳ đối số nào bằng cách thêm dấu chấm phẩy nhưng không gõ bất kỳ mã nào, các ô liên quan trong bảng tính của bạn sẽ xuất hiện trống.
Ví dụ, khi gõ:
#.00;;;"TXT"vào trường Type, Excel sẽ hiển thị một số với hai chữ số thập phân cho số dương, tạo ra một ô trống cho số âm và số 0, và hiển thị “TXT” cho tất cả các giá trị văn bản.
Bảng Excel minh họa định dạng số tùy chỉnh với các ô trống khi bỏ qua đối số NEGATIVE và ZERO.
Mặc dù các giá trị hiển thị trong mỗi ô phụ thuộc vào những gì bạn chỉ định trong trường Type của định dạng số tùy chỉnh, các giá trị thực của các ô vẫn không thay đổi. Trong ví dụ trên, mặc dù ô C2 xuất hiện trống (vì tôi đã bỏ qua đối số NEGATIVE trong trường Type), khi tôi chọn ô đó, thanh công thức vẫn tiết lộ giá trị thực của nó.
Ô C2 trong Excel hiển thị trống do định dạng số tùy chỉnh, nhưng thanh công thức vẫn hiện giá trị thực -1.
Điều này có nghĩa là tôi vẫn có thể sử dụng ô này trong các công thức nếu cần.
Ngoài việc sử dụng custom number formatting để thay đổi giá trị xuất hiện trong một ô, bạn cũng có thể thay đổi màu chữ Excel của các giá trị và thêm các ký hiệu để trực quan hóa dữ liệu của mình. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn.
Thay Đổi Màu Chữ Với Định Dạng Số Tùy Chỉnh
Định dạng số tùy chỉnh của Microsoft Excel cho phép bạn định nghĩa màu sắc của các giá trị trong các ô đã chọn. Hơn nữa, đối với tám màu chính (đen, trắng, đỏ, xanh lá cây, xanh dương, vàng, tím và xanh lơ), bạn không cần phải nhớ bất kỳ mã nào – bạn chỉ cần gõ tên màu. Các màu phải là đối số đầu tiên cho mỗi loại dữ liệu và chúng phải được đặt trong dấu ngoặc vuông.
Hãy lấy ví dụ này, cho thấy liệu mười nhân viên có đạt được mục tiêu doanh số của họ hay không. Bạn muốn tất cả các số dương trong cột C có màu xanh lá cây, số âm màu đỏ và số 0 màu xanh dương.
Bảng tính Excel hiển thị kết quả bán hàng của nhân viên so với mục tiêu trước khi áp dụng định dạng màu tùy chỉnh.
Để làm điều này, chọn ô C2, mở hộp thoại “Format Cells” (Ctrl+1), và chuyển đến phần “Custom”.
Trong trường Type, nhập:
[Green]#;[Red]#;[Blue]0;để yêu cầu Excel giữ nguyên các số dương và âm như hiện tại (#) – nhưng được định dạng màu xanh lá cây và đỏ tương ứng – và số 0 là “0” – nhưng được định dạng màu xanh dương. Vì không có văn bản trong phạm vi này, bạn không cần chỉ định định dạng số cho các giá trị văn bản, nên chỉ cần ba đối số đầu tiên.
Khi bạn nhấp “OK”, bạn sẽ thấy văn bản thay đổi màu sắc tương ứng. Sau đó, bạn có thể kéo thanh điền (fill handle) đến hàng cuối cùng của dữ liệu để áp dụng định dạng số tùy chỉnh này cho các giá trị còn lại. Điều này sẽ không thay đổi các giá trị trong cột C, vì chúng đã được tính toán bằng công thức.
Kết quả bán hàng của nhân viên trong Excel với các số được định dạng màu xanh lá, đỏ hoặc xanh dương bằng định dạng số tùy chỉnh.
Nếu bạn muốn sử dụng các màu khác ngoài tám màu tiêu chuẩn được cung cấp cho font, thay vì gõ tên màu trong dấu ngoặc vuông, hãy gõ mã màu Excel:
Bảng mã màu để sử dụng trong định dạng số tùy chỉnh của Microsoft Excel.
Ví dụ, khi gõ:
[Color10]#;[Color30]#;[Color16]0;sẽ sử dụng font màu xanh lá cây đậm cho số dương, màu đỏ thẫm cho số âm và màu xám cho số 0.
Để khôi phục định dạng số về trạng thái ban đầu, chọn các ô chứa dữ liệu đã định dạng, và trong nhóm Number của tab Home trên ribbon, chọn “General” trong danh sách thả xuống.
Đến đây, hãy dành một chút thời gian để nhận ra rằng việc đạt được kết quả tương tự bằng định dạng có điều kiện sẽ yêu cầu bạn tạo ba quy tắc riêng biệt. Ngược lại, sử dụng custom number formatting, bạn có thể thực hiện những thay đổi này chỉ bằng cách thêm vài ký tự vào trường Type.
Hiển Thị Ký Hiệu Bằng Định Dạng Số Tùy Chỉnh
Giống như khi sử dụng định dạng có điều kiện, bạn có thể thêm ký hiệu Excel để trực quan hóa dữ liệu theo các giá trị tương ứng thông qua định dạng số tùy chỉnh.
Sử dụng cùng ví dụ trên, giả sử bạn muốn chuyển đổi các số trong cột Result (cột C) thành mũi tên lên cho số dương, mũi tên xuống cho số âm và dấu bằng (=) cho số 0.
Để làm điều này, trước tiên bạn cần tìm các ký hiệu hoặc biết các phím tắt của chúng.
Trong tab Insert, nhấp vào “Symbol”, và chèn các ký hiệu vào một khu vực khác của bảng tính để bạn có thể sao chép và dán chúng vào mã tùy chỉnh của mình.
Hộp thoại Symbol trong Microsoft Excel để chèn các ký tự đặc biệt.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Windows Windows + Period (.) để mở bàn phím biểu tượng cảm xúc và chèn chúng trực tiếp vào trường Type.
Cá nhân tôi biết rằng phím tắt Windows cho ▲ là Alt+30 và ▼ là Alt+31, và tôi có thể sử dụng các phím tắt này khi gõ vào trường Type.
Vì vậy, chọn ô C2, và trong phần Custom của hộp thoại Format Dialog (Ctrl+1 > Tab > Cus), gõ dòng mã rất ngắn này:
▲;▼;"=";để yêu cầu Excel thay thế số dương bằng “▲,” số âm bằng “▼,” và số 0 bằng “=”.
Lưu ý rằng bất kỳ chuỗi văn bản hoặc ký hiệu được gõ nào (bao gồm các ký hiệu toán học hoặc bất kỳ ký hiệu bàn phím nào) đều phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
Bây giờ, nhấn Enter, và sử dụng thanh điền để áp dụng định dạng số tùy chỉnh cho các ô còn lại trong cột.
Kết quả bán hàng của nhân viên trong Excel được biểu thị bằng mũi tên lên, xuống hoặc dấu bằng thông qua định dạng số tùy chỉnh.
Tiếp theo, bạn có thể muốn tô màu cho các mũi tên để trực quan hóa dữ liệu rõ ràng hơn. Đây là lúc bạn kết hợp mã màu với các ký hiệu mũi tên, hãy nhớ rằng mã màu phải luôn được đặt ở đầu đối số.
Để làm điều này, gõ:
[Green]▲;[Red]▼;"=";vào trường Type. Đây là những gì bạn sẽ thấy:
Kết quả bán hàng của nhân viên được biểu thị bằng mũi tên lên màu xanh lá, mũi tên xuống màu đỏ hoặc dấu bằng màu đen trong Excel.
Kết Hợp Màu Sắc, Số Và Ký Hiệu Trong Định Dạng Số Tùy Chỉnh
Giờ là lúc kết hợp tất cả các bước trên để tạo ra một kết quả hiển thị cả ký hiệu màu sắc và số cùng một lúc.
Trong trường Type cho ô C2, gõ:
[Green]#▲;[Red]#▼;0" =";Trong đó:
- Đối số đầu tiên (
[Green]#▲) làm cho các giá trị dương có màu xanh lá cây, hiển thị cả số và một mũi tên lên. - Đối số thứ hai (
[Red]#▼) làm cho các giá trị âm có màu đỏ, hiển thị cả số và một mũi tên xuống. - Đối số thứ ba (
0" =") không có định dạng màu (nên sẽ áp dụng định dạng màu thủ công của ô), và hiển thị số “0” theo sau là một khoảng trắng và dấu “=”.
Kết quả bán hàng của nhân viên trong Excel được định dạng số tùy chỉnh với số, màu và ký hiệu mũi tên.
Để căn chỉnh số sang bên trái của ô, và ký hiệu sang bên phải của ô, gõ một dấu hoa thị (*) và một khoảng trắng giữa ký hiệu và số trong mỗi đối số (ví dụ: [Green]#* ▲;[Red]#* ▼;0* " =";). Dấu hoa thị cho Excel biết lặp lại ký tự tiếp theo vô hạn (cho đến khi đạt đến ranh giới của ô), và vì ký tự tiếp theo là một khoảng trắng, khoảng cách giữa số và ký hiệu sẽ tăng và giảm theo chiều rộng của ô.
Trong một ví dụ cuối cùng, giả sử bạn đã tính toán phần trăm thay đổi tổng số điểm cho các đội thể thao khác nhau, và bạn muốn nhanh chóng định dạng các số dương và âm sao cho chúng chuyển sang màu xanh lá cây hoặc đỏ, có mũi tên lên hoặc xuống, bao gồm cả số, và được coi là phần trăm. Bạn cũng muốn số 0 hiển thị dưới dạng dấu gạch ngang.
Bảng dữ liệu Excel về điểm số hai mùa giải và phần trăm thay đổi của các đội thể thao, sẵn sàng cho định dạng.
Để làm điều này, trong trường Type cho các ô trong cột C, gõ:
[Green]▲#%;[Red]▼#%;"-"Đây là kết quả bạn sẽ nhận được:
Bảng Excel hiển thị điểm số và phần trăm thay đổi của các đội thể thao được định dạng bằng custom number formatting.
Khi bạn đã thực hành sử dụng định dạng số tùy chỉnh để thêm ký hiệu Excel và màu sắc vào các ô của mình, bạn sẽ nhận ra quy trình này nhanh chóng và dễ dàng đến mức nào. Hy vọng, bạn sẽ thường xuyên sử dụng custom number formatting trong tương lai để tối ưu dữ liệu Excel và nâng cao hiệu suất làm việc!