Google Calendar là một công cụ quản lý lịch trình mạnh mẽ, nhưng nhiều người dùng vẫn chưa khai thác hết tiềm năng của nó. Việc bỏ lỡ các cuộc họp, gặp phải xung đột lịch trình hoặc cảm thấy quá tải với quá nhiều sự kiện là những vấn đề thường gặp. Nếu bạn đang sử dụng Google Calendar để quản lý công việc, kế hoạch cá nhân hay các mục tiêu dài hạn, bài viết này sẽ cung cấp những mẹo chuyên nghiệp giúp bạn tận dụng tối đa công cụ này, qua đó nâng cao năng suất và tổ chức cuộc sống một cách hiệu quả hơn.
1. Tạo Sự Kiện Trực Tiếp Từ Gmail
Mỗi cuộc họp thường bắt đầu bằng một email. Thử tưởng tượng sẽ tiện lợi thế nào nếu bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các email quan trọng thành sự kiện lịch. Gmail cho phép bạn làm điều đó! Tính năng này tự động trích xuất các chi tiết như ngày, giờ, địa điểm và các thông tin khác từ email, sau đó thêm chúng vào Google Calendar. Bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa các chi tiết sự kiện này sau đó.
Để tạo sự kiện từ một tin nhắn Gmail, hãy mở email chứa thông tin cuộc họp trong Gmail, nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm dọc ở góc trên bên trái, sau đó chọn “Tạo sự kiện” (Create Event). Thao tác này sẽ mở một cửa sổ tạo sự kiện mới trong Google Calendar. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa các lỗi, thêm người tham gia và thực hiện các thay đổi khác. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào “Lưu” (Save).
Tạo sự kiện lịch Google trực tiếp từ email trong Gmail
2. Hiển Thị Múi Giờ Phụ Cho Công Việc Toàn Cầu
Nếu bạn làm việc từ xa với một nhóm trải rộng khắp các múi giờ khác nhau, việc sắp xếp lịch họp có thể trở nên khó khăn do chênh lệch thời gian. Để đơn giản hóa điều này, Google Calendar cho phép bạn hiển thị một múi giờ phụ, giúp bạn dễ dàng theo dõi thời gian ở nhiều địa điểm khác nhau, từ đó phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp trên khắp thế giới.
Để kích hoạt múi giờ phụ, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn “Cài đặt” (Settings). Tiếp theo, điều hướng đến tab “Múi giờ” (Time Zone) trong mục Chung (General), đánh dấu vào ô “Hiển thị múi giờ phụ” (Display Secondary Time Zone) và chọn múi giờ bạn muốn hiển thị. Giờ đây, bạn sẽ thấy hai cột thời gian trên trục thời gian của Google Calendar, hiển thị giờ cho cả hai múi giờ.
Hiển thị múi giờ phụ trong cài đặt Google Calendar để quản lý lịch trình toàn cầu
3. Đặt Nhiều Thông Báo Sự Kiện Để Không Bao Giờ Bỏ Lỡ
Đã bao giờ bạn nhận được một lời nhắc nhưng rồi lại quên mất nó và bỏ lỡ cuộc họp hoặc thời hạn? Để tránh tình trạng này, bạn có thể thiết lập nhiều thông báo cho một sự kiện, nhắc nhở bạn vào các khoảng thời gian khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn luôn nắm bắt được lịch trình của mình và không bị lỡ việc.
Để bật nhiều thông báo cho các sự kiện trên một lịch cụ thể, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của Google Calendar. Chọn lịch bạn muốn sửa đổi, sau đó điều hướng đến “Thông báo sự kiện” (Event Notifications). Nhấp vào nút “Thêm thông báo” (Add Notification) và chọn khoảng thời gian bạn muốn nhận các lời nhắc bổ sung.
Thiết lập nhiều thông báo cho sự kiện trong Google Calendar để nhắc nhở liên tục
4. Chuyển Quyền Sở Hữu Sự Kiện Dễ Dàng
Bạn đã bao giờ tạo một sự kiện nhưng sau đó phải rời đi và nhờ người khác tạo lại sự kiện đó? Điều đó là không cần thiết! Google Calendar cho phép bạn chuyển quyền sở hữu sự kiện. Chủ sở hữu mới sau đó có thể quản lý lời mời, thực hiện thay đổi và gửi cập nhật cho người tham dự mà không cần phải tạo lại từ đầu.
Để chuyển quyền sở hữu, hãy mở sự kiện trong Google Calendar, nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm dọc, chọn “Thay đổi chủ sở hữu” (Change Owner), nhập email của chủ sở hữu mới và nhấp vào “Thay đổi chủ sở hữu”. Chủ sở hữu mới không cần phải được liệt kê là khách mời để việc chuyển giao xảy ra. Bạn có thể bàn giao quyền sở hữu cho bất kỳ ai miễn là bạn có địa chỉ email của họ.
Thay đổi quyền sở hữu một sự kiện Google Calendar cho người dùng khác
5. Làm Mờ Các Sự Kiện Đã Qua Để Tập Trung
Một cách để giảm bớt sự lộn xộn trong Google Calendar là làm mờ các sự kiện đã xảy ra. Bằng cách giảm độ sáng của các sự kiện đã qua, bạn có thể dễ dàng phân biệt chúng với các sự kiện sắp tới. Điều này giúp bạn tập trung vào những gì cần làm tiếp theo. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi quản lý một lịch trình bận rộn hoặc một nhóm lớn với các sự kiện lấp đầy mọi khung thời gian.
Để làm mờ các sự kiện đã qua, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và đi đến “Tùy chọn hiển thị” (View Options) trong mục Chung (General). Sau đó, đánh dấu vào ô bên cạnh “Giảm độ sáng của các sự kiện đã qua” (Reduce the Brightness of Past Events). Khi một sự kiện đã trôi qua, nó sẽ tự động bị làm mờ, cung cấp cho bạn một tín hiệu trực quan để chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo.
Kích hoạt tính năng làm mờ sự kiện đã qua trong cài đặt Google Calendar
6. Giữ Các Sự Kiện Cá Nhân Riêng Tư Tuyệt Đối
Tất cả chúng ta đều có những cuộc hẹn cá nhân cần quản lý xen kẽ giữa lịch trình làm việc bận rộn. Việc thêm những sự kiện này vào Google Calendar là cần thiết để ngăn người khác vô tình sắp xếp cuộc họp trùng với thời gian riêng tư của bạn, dẫn đến xung đột. Tuy nhiên, bạn có thể không muốn người khác xem chi tiết các sự kiện này. May mắn thay, Google Calendar có một giải pháp.
Bạn có thể đặt các sự kiện cá nhân của mình ở chế độ riêng tư, cho phép người khác chỉ thấy thời gian và tiêu đề mà không xem được chi tiết. Để đặt một sự kiện ở chế độ riêng tư, bạn chỉ cần điều chỉnh cài đặt hiển thị của nó khi tạo hoặc chỉnh sửa. Nhấp vào sự kiện, nhấp vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa và chọn “Riêng tư” (Private) từ menu thả xuống phía trên hộp mô tả.
Thay đổi cài đặt hiển thị sự kiện thành riêng tư trên Google Calendar
7. Thêm Sự Kiện Bằng Lệnh Thoại Với Google Assistant/Gemini
Với Google Assistant, bạn có thể nhanh chóng thêm các sự kiện vào Google Calendar bằng lệnh thoại. Đây là một cách đơn giản và tiện lợi để lên lịch hẹn khi đang di chuyển, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Trên Android, hãy nhấn giữ nút home để mở Google Assistant hoặc Gemini, trợ lý AI mới của Google.
Sau đó, bạn có thể nói, “Tôi muốn thêm một sự kiện vào Google Calendar” (I want to add an event to Google Calendar), và nó sẽ yêu cầu bạn cung cấp các chi tiết sự kiện, chẳng hạn như tiêu đề, thời gian, người tham gia, v.v. Sau khi bạn cung cấp thông tin, nó sẽ tự động thêm sự kiện. Nếu bạn tạo sự kiện lần đầu, bạn có thể được yêu cầu kết nối trợ lý với Google Workspace, trừ khi bạn đã làm điều đó trước đây.
Tạo sự kiện trong Google Calendar bằng lệnh thoại trên thiết bị Android
8. Liên Kết Google Calendar Với Các Ứng Dụng Khác
Để tận dụng tối đa Google Calendar, hãy liên kết nó với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng, chẳng hạn như Slack, Google Keep và Zoom. Điều này cho phép các ứng dụng này tự động truy cập lịch trình của bạn và cập nhật trạng thái của bạn phù hợp. Ví dụ, nếu bạn có cuộc họp đã lên lịch, Slack sẽ tự động hiển thị trạng thái của bạn là “Đang họp” (In Meeting), vì vậy bạn sẽ không phải cập nhật thủ công.
Quá trình tích hợp thay đổi tùy theo ứng dụng. Ví dụ, để thêm vào Slack, hãy mở Slack, nhấp vào “Thêm ứng dụng” (Add Apps) và tìm kiếm Google Calendar. Khi bạn tìm thấy nó, nhấp vào “Google Calendar” trong kết quả tìm kiếm, và nó sẽ được thêm vào Slack tự động. Nếu bạn muốn tích hợp Lịch với một ứng dụng khác, hãy truy cập trang web của ứng dụng đó để biết hướng dẫn chi tiết.
Tích hợp Google Calendar vào ứng dụng Slack để đồng bộ hóa lịch trình
9. Nắm Vững Các Phím Tắt Google Calendar
Google Calendar cung cấp một loạt các phím tắt có thể giúp bạn lên lịch, chỉnh sửa và quản lý sự kiện một cách nhanh chóng. Thay vì điều hướng qua các menu, bạn có thể sử dụng các phím tắt đơn giản như nhấn “C” để tạo sự kiện mới, “Q” để mở cửa sổ tạo sự kiện nhanh và “G” để nhảy đến một ngày cụ thể.
Điều tuyệt vời nhất là bạn không cần phải ghi nhớ tất cả các phím tắt này — chỉ cần nhấn phím “?” (dấu hỏi), và Google Calendar sẽ hiển thị danh sách tất cả các phím tắt có sẵn.
Cửa sổ hiển thị các phím tắt hữu ích trong Google Calendar
Google Calendar là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tổ chức một ngày làm việc hiệu quả và sắp xếp các sự kiện một cách khoa học. Để tận dụng tối đa công cụ này, việc ghi nhớ và áp dụng 9 mẹo trên là vô cùng quan trọng. Lên kế hoạch mọi thứ trước trên Google Calendar không chỉ giúp bạn giảm căng thẳng mà còn tăng cường năng suất đáng kể. Khi được sử dụng một cách thông minh, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một thời hạn quan trọng nào nữa! Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!