Ứng dụng Everything là một công cụ tìm kiếm tệp tin miễn phí và cực kỳ hiệu quả dành cho người dùng Windows, nổi tiếng với tốc độ tìm kiếm gần như tức thời. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ sử dụng Everything cho các tác vụ tìm kiếm cơ bản, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tiềm năng to lớn của nó. Là một người đã sử dụng Everything trong nhiều năm và không thể hình dung Windows mà thiếu nó, tôi nhận ra rằng việc khai thác các bộ lọc, loại trừ thư mục hay lưu lại các tìm kiếm đã thay đổi hoàn toàn cách tôi tương tác với hàng nghìn tệp tin. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tận dụng tối đa sức mạnh của ứng dụng này, giúp bạn làm chủ việc tìm kiếm tệp tin một cách chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian đáng kể.
1. Loại Trừ Các Thư Mục Không Mong Muốn Khỏi Kết Quả Tìm Kiếm
Theo mặc định, Everything sẽ lập chỉ mục (index) toàn bộ các ổ đĩa và thư mục trên hệ thống của bạn. Điều này có nghĩa là mỗi khi bạn thực hiện tìm kiếm, kết quả trả về sẽ bao gồm mọi thứ từ khắp nơi trên bộ nhớ của bạn. Cách làm này có hai nhược điểm chính: nó có thể làm kết quả tìm kiếm trở nên lộn xộn, khó khăn hơn để tìm thấy các tệp cụ thể bạn cần, và mặc dù Everything cực kỳ nhanh, việc lập chỉ mục quá nhiều vị trí đôi khi có thể làm chậm quá trình tìm kiếm một chút.
Vì vậy, bước đầu tiên tôi luôn thực hiện sau khi cài đặt Everything là loại trừ các thư mục mà tôi biết chắc chắn sẽ không bao giờ tìm kiếm dữ liệu ở đó (ví dụ như thư mục chứa các tệp hệ thống, tệp tạm, hoặc các dự án cũ đã hoàn thành). Để thực hiện điều này, bạn hãy mở ứng dụng Everything, vào menu “Tools”, chọn “Options”, sau đó điều hướng đến phần “Exclude”. Tại đây, bạn nhấp vào “Add Folder” và chọn các thư mục muốn loại trừ.
Cách loại trừ thư mục trong ứng dụng Everything trên Windows.
Bạn cũng có thể loại trừ các tệp ẩn hoặc tệp hệ thống bằng cách đánh dấu vào các ô liên quan dưới mục “Exclude”. Cuối cùng, nhấp vào “Apply” và “OK” để lưu các thay đổi của bạn. Lưu ý rằng khi khởi chạy ứng dụng Everything lần đầu tiên, nó yêu cầu quyền quản trị viên để hoạt động. Tôi luôn chạy ứng dụng này với quyền quản trị viên bằng cách nhấp chuột phải vào biểu tượng ứng dụng và chọn “Run as Administrator”.
2. Tiết Kiệm Thời Gian Với Tính Năng Lưu Lại Các Tìm Kiếm Thường Dùng (Bookmark)
Rất nhiều lần, tôi cần tìm cùng một tập tin hoặc thư mục nhưng lại phải lãng phí thời gian gõ đi gõ lại cùng một truy vấn tìm kiếm. Sau đó, tôi phát hiện ra rằng Everything cho phép chúng ta tạo các dấu trang (bookmark) cho các mục được tìm kiếm thường xuyên, giúp thực hiện tìm kiếm chỉ với một cú nhấp chuột. Nếu bạn đã chán ngấy việc lặp đi lặp lại những tìm kiếm giống nhau, tính năng này chắc chắn sẽ là một yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với quy trình làm việc của bạn.
Để sử dụng tính năng này, hãy mở ứng dụng Everything và thực hiện tìm kiếm của bạn như bình thường. Khi kết quả xuất hiện, hãy vào menu “Bookmarks” ở phía trên và nhấp vào “Add to Bookmarks”. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+D để mở cửa sổ tạo dấu trang. Trong cửa sổ này, bạn có thể tinh chỉnh tìm kiếm của mình trước khi lưu dấu trang.
Tạo bookmark tìm kiếm trong ứng dụng Everything.
Để truy cập một tìm kiếm đã lưu, chỉ cần mở menu “Bookmarks” và chọn dấu trang của bạn – kết quả sẽ xuất hiện ngay lập tức. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các dự án đang triển khai hoặc các loại tệp bạn thường xuyên làm việc cùng.
3. Tinh Chỉnh Kết Quả Bằng Bộ Lọc Và Toán Tử Mạnh Mẽ
Everything hỗ trợ các bộ lọc và toán tử tìm kiếm mạnh mẽ để tinh chỉnh kết quả của bạn. Theo mặc định, khi bạn gõ hai thuật ngữ như Dự án Tài liệu, Everything sẽ hiển thị các kết quả chứa cả hai từ này. Tuy nhiên, nếu bạn không chắc chắn về một trong các thuật ngữ, hãy sử dụng Dự án | Tài liệu để tìm các mục chứa một trong hai từ. Để loại trừ một thuật ngữ cụ thể, hãy gõ !Dự án để lọc bỏ các tệp có từ “Dự án” trong tên của chúng.
Tìm kiếm tệp có tên "Files" nhưng không chứa "Project" trong Everything.
Bạn cũng có thể sử dụng các bộ lọc để thu hẹp kết quả. Ví dụ:
- size:>10mb – Tìm các tệp lớn hơn 10 MB.
- ext:pdf – Chỉ hiển thị các tệp PDF.
- dm:yesterday – Hiển thị các tệp đã được sửa đổi vào ngày hôm qua.
- b*m – Sử dụng ký tự đại diện (wildcard) để tìm các tệp bắt đầu bằng b và kết thúc bằng m, giúp xử lý các lỗi chính tả hoặc tìm kiếm linh hoạt hơn.
Những bộ lọc và toán tử này giúp tìm kiếm nhanh hơn và chính xác hơn rất nhiều, nhưng việc sử dụng không đúng cách có thể khiến bạn bỏ lỡ tệp mình đang tìm. Hãy thử nghiệm để làm quen với chúng.
4. Khám Phá Tìm Kiếm Nâng Cao (Advanced Search) Để Định Vị File Chính Xác
Trong khi các toán tử và bộ lọc tìm kiếm giúp bạn tinh chỉnh kết quả, tính năng “Advanced Search” của Everything thậm chí còn giúp việc định vị tệp trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể tìm kiếm dựa trên nhiều tiêu chí:
- Tất cả các từ (All words): Tìm các tệp chứa mọi từ trong truy vấn của bạn.
- Cụm từ chính xác (Exact phrase): Tìm kiếm một cụm từ khớp chính xác nếu bạn nhớ đúng.
- Bất kỳ từ nào (Any word): Hiển thị kết quả chứa ít nhất một trong các từ.
- Không chứa (None): Loại trừ các tệp có chứa các từ cụ thể.
Sử dụng tính năng Advanced Search trong Everything.
Ngoài ra, bạn có thể bật các tùy chọn để khớp chữ hoa/thường (match cases), khớp toàn bộ từ (whole words) hoặc dấu câu (diacritics) nếu tệp bạn đang tìm kiếm có chứa chúng. Bạn cũng có thể tìm kiếm tệp dựa trên các từ hoặc cụm từ bên trong chính tệp đó. Để sử dụng Tìm kiếm nâng cao, hãy mở ứng dụng Everything, vào menu “Search”, và nhấp vào “Advanced Search”. Điều chỉnh các bộ lọc có sẵn, điền vào các trường liên quan và nhấp vào “OK” để nhận được kết quả tinh chỉnh. Điều này sẽ giúp việc tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
5. Tìm Kiếm Nội Dung Bên Trong Tệp Tin (File Content)
Theo mặc định, Everything chỉ tìm kiếm các thuật ngữ trong tên tệp. Nhưng bạn có biết rằng bạn cũng có thể yêu cầu nó tìm kiếm bên trong các tài liệu, bảng tính và tệp văn bản để tìm các từ hoặc cụm từ cụ thể không? Tính năng mạnh mẽ này giúp bạn xác định chính xác các tệp chứa dữ liệu bạn cần, làm cho ứng dụng Everything trở nên hữu ích hơn bao giờ hết, đặc biệt khi bạn cần tìm một đoạn thông tin cụ thể nhưng không nhớ tên tệp.
Để kích hoạt tính năng này, bạn phải bật tính năng lập chỉ mục nội dung (content indexing), vốn bị tắt theo mặc định. Hãy mở ứng dụng Everything, vào “Tools” > “Options”, chọn tab “Indexes”, và điều hướng đến mục “Content”. Đánh dấu vào ô bên cạnh “Index File Content”, sau đó nhấp “OK”. Bạn cũng có thể chọn các thư mục cụ thể để bao gồm hoặc loại trừ khỏi quá trình lập chỉ mục nội dung.
Kích hoạt tính năng lập chỉ mục nội dung tệp trong ứng dụng Everything.
Sau khi được bật, bạn chỉ cần gõ content: cụm từ của bạn vào thanh tìm kiếm, và Everything sẽ hiển thị các tệp chứa chính xác cụm từ đó. Đảm bảo rằng tệp không bị mã hóa, vì điều này có thể ngăn ứng dụng truy cập nội dung của nó.
Everything đã là một công cụ mạnh mẽ đáng kinh ngạc, và với những mẹo trên, việc tìm kiếm tệp tin của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bằng cách tinh chỉnh các tìm kiếm, bạn có thể loại bỏ sự lộn xộn và nhanh chóng định vị các tệp bạn cần, nâng cao năng suất làm việc trên Windows. Hãy thử áp dụng những mẹo này và chia sẻ trải nghiệm hoặc mẹo hay của bạn trong phần bình luận để cùng nhau khám phá hết tiềm năng của Everything!