Trong môi trường làm việc hiện đại, laptop công ty không chỉ là công cụ thiết yếu mà còn là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Việc sử dụng chiếc máy tính này cho mục đích cá nhân, đặc biệt là lưu trữ dữ liệu nhạy cảm hoặc không liên quan đến công việc, tiềm ẩn nhiều rủi ro khôn lường. Nó không chỉ đe dọa an ninh mạng, vi phạm chính sách công ty mà còn có thể làm tổn hại đến quyền riêng tư của bạn và thậm chí ảnh hưởng đến công việc. Để đảm bảo an toàn thông tin và tuân thủ các quy định, bạn cần hiểu rõ những loại dữ liệu nào tuyệt đối không nên có mặt trên thiết bị làm việc của mình.
Ảnh và Video Cá nhân
Những khoảnh khắc riêng tư như ảnh và video cá nhân là thông tin nhạy cảm nhất. Việc lưu trữ chúng trên laptop công ty có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Đồng nghiệp có thể vô tình nhìn thấy nếu bạn quên khóa máy, quản trị viên IT có quyền truy cập và giám sát các tệp của bạn, hoặc bạn có thể vô tình tiết lộ chúng trong quá trình cộng tác dự án. Những rủi ro này đều đe dọa nghiêm trọng đến quyền riêng tư cá nhân và sự chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Thay vào đó, bạn nên lưu trữ ảnh và video trên điện thoại cá nhân, ổ cứng ngoài, hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân đáng tin cậy như OneDrive, Dropbox, đảm bảo mã hóa tệp để bảo vệ thông tin ngay cả khi có người truy cập trái phép.
Nội dung Bất hợp pháp hoặc Vi phạm Bản quyền
Sở hữu phần mềm lậu, phim, nhạc, hoặc các nội dung có bản quyền khác trên laptop công ty có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho cả bạn và doanh nghiệp. Nếu bị phát hiện, bạn có thể đối mặt với hình thức kỷ luật hoặc thậm chí bị sa thải vì vi phạm chính sách công ty. Mặc dù hiếm, nhưng công ty cũng có thể phải đối mặt với các vấn đề pháp lý do hành vi vi phạm bản quyền này. Hơn nữa, nội dung lậu thường tiềm ẩn nguy cơ chứa phần mềm độc hại, có thể lây nhiễm vào máy tính của bạn, làm ảnh hưởng đến dữ liệu nhạy cảm của công ty và gây ra rắc rối cho quản trị viên IT. Để tránh những rủi ro này, hãy luôn cẩn trọng với những gì bạn tải xuống, đặc biệt là trên thiết bị do công ty cấp.
Công việc Tự do hoặc Dự án Cá nhân
Một người phụ nữ làm việc tại bàn với màn hình di động ViewSonic VX1655-4K OLED.
Nếu quản trị viên IT phát hiện bạn lưu trữ dữ liệu không liên quan đến công việc, chẳng hạn như dự án cá nhân hoặc công việc tự do, họ có thể cho rằng bạn đang thực hiện những công việc này trong giờ làm việc của công ty. Việc lưu trữ hợp đồng, thông tin khách hàng bảo mật hoặc thỏa thuận tài chính cá nhân cũng có thể dẫn đến xung đột lợi ích, gây nguy hiểm cho vị trí công việc của bạn. Ngoài ra, việc trộn lẫn dữ liệu cá nhân và công việc có thể gây khó khăn trong quản lý và tăng nguy cơ vô tình để lộ tài liệu mật cho nhầm người – nhà tuyển dụng hoặc khách hàng. Để tránh những rủi ro này, bạn nên thiết lập một hồ sơ người dùng riêng biệt hoặc môi trường ảo trên laptop của mình, hoặc sử dụng một thiết bị khác hoàn toàn cho các nhiệm vụ cá nhân và công việc.
Hồ sơ Y tế Mật
Hồ sơ y tế của bạn, bao gồm các bệnh án, đơn thuốc và kết quả xét nghiệm, là thông tin vô cùng nhạy cảm và cần được bảo mật. Nếu đồng nghiệp, quản trị viên IT hoặc bất kỳ ai tại nơi làm việc có quyền truy cập, nó có thể gây ra nhiều vấn đề như bị phân biệt đối xử, ảnh hưởng đến phí bảo hiểm, hoặc thậm chí bị lạm dụng thông tin. Nếu tình trạng sức khỏe của bạn có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc (chẳng hạn như các vấn đề về sức khỏe tâm thần), nhưng bạn vẫn đáp ứng các yêu cầu, việc nhà tuyển dụng biết về nó có thể gây rủi ro cho công việc của bạn trong những đợt cắt giảm nhân sự tương lai. Để ngăn chặn những vấn đề tiềm ẩn này, bạn phải luôn lưu trữ hồ sơ y tế của mình trên một thiết bị cá nhân an toàn.
Ứng dụng và Phần mềm Không được Phép
Việc cài đặt các ứng dụng hoặc phần mềm không được phép, ngay cả khi chúng được mua hợp pháp, cũng có thể tạo ra vấn đề. Nếu công ty bạn không cho phép, hành động này sẽ vi phạm chính sách công ty và có thể gây nguy hiểm cho công việc của bạn. Phần mềm này cũng có thể thiếu các tính năng bảo mật cần thiết, đặt dữ liệu bảo mật của công ty vào tình thế rủi ro và làm cho hệ thống của bạn không ổn định. Vì những lý do này, bạn phải luôn sử dụng phần mềm và ứng dụng đã được bộ phận IT của bạn phê duyệt. Nếu bạn cần một công cụ cụ thể cho công việc, hãy yêu cầu cấp phép trước khi cài đặt nó. Nếu bạn muốn thử nghiệm một ứng dụng, hãy dùng thử trên máy tính cá nhân trước khi yêu cầu phê duyệt cài đặt trên máy công ty.
Email và Tin nhắn Cá nhân
Người phụ nữ đang dùng laptop với một số biểu tượng email hiện ra trên màn hình.
Tương tự như các dự án cá nhân hoặc công việc tự do, việc lưu trữ email hoặc tin nhắn cá nhân trên laptop công ty có thể khiến bạn gặp rủi ro về quyền riêng tư. Điều này không chỉ có thể vi phạm chính sách công ty và làm tổn hại đến uy tín của bạn, mà việc nhận các cập nhật cá nhân hoặc không liên quan đến công việc trên laptop làm việc cũng có thể gây mất tập trung và ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất của bạn. Để tránh những vấn đề này, bạn phải sử dụng laptop công ty nghiêm túc cho các mục đích liên quan đến công việc. Nếu bạn cần kiểm tra tin nhắn cá nhân trong giờ làm việc, hãy sử dụng chế độ duyệt riêng tư và không lưu thông tin đăng nhập. Luôn nhớ đăng xuất khỏi tài khoản cá nhân sau khi sử dụng để bảo vệ thông tin trên laptop công việc của mình.
Font chữ hoặc Tài nguyên Không có Giấy phép
Việc lưu trữ các font chữ, hình ảnh hoặc các tài nguyên kỹ thuật số không có giấy phép trên laptop công ty có vẻ không phải là vấn đề lớn. Tuy nhiên, việc sử dụng các tài nguyên này trong các sản phẩm công việc chính thức của công ty, chẳng hạn như quảng cáo hoặc chiến dịch tiếp thị, có thể khiến công ty bạn đối mặt với các khiếu nại vi phạm bản quyền và bị phạt tiền, đồng thời làm tổn hại đến danh tiếng của công ty. Để ngăn chặn điều này, hãy đảm bảo rằng bất kỳ font chữ, hình ảnh hoặc tài nguyên nào bạn tải xuống đều có giấy phép phù hợp để tránh vô tình sử dụng những tài nguyên không có giấy phép. Nếu bạn cần một bức ảnh có giấy phép cho dự án, hãy kiểm tra xem công ty bạn có thư viện tài nguyên được cấp phép hay không, hoặc đăng ký các dịch vụ như Adobe Fonts, Shutterstock hoặc Google Fonts. Ngoài ra, hãy cân nhắc tận dụng trí tuệ nhân tạo (tùy thuộc vào chính sách của công ty) hoặc các nguồn tài nguyên miễn phí có giấy phép phù hợp.
Chi tiết Tài chính Cá nhân
Bảng Excel hiển thị ngân sách hàng tháng với cột "Cần trả" đã điền.
Một số công ty sử dụng dịch vụ sao lưu đám mây tự động để lưu trữ các tệp liên quan đến công việc. Nếu hồ sơ tài chính cá nhân của bạn, chẳng hạn như sao kê ngân hàng, chi tiết thẻ tín dụng, tài liệu thuế và kế hoạch đầu tư, được lưu trên laptop công ty, chúng có thể bị tải lên máy chủ doanh nghiệp, có khả năng khiến thông tin tài chính của bạn bị lộ cho người khác. Nếu laptop công ty của bạn bị xâm phạm do vi phạm dữ liệu hoặc bị tấn công mạng trên toàn công ty, chi tiết tài chính của bạn có thể rơi vào tay kẻ xấu, dẫn đến nguy cơ mất mát tài chính. Vì lý do này, bạn nên tránh lưu trữ thông tin tài chính của mình trên laptop công ty và luôn sử dụng chế độ duyệt riêng tư khi truy cập các trang web tài chính.
Tài liệu Chính trị hoặc Tôn giáo
Bất kể niềm tin chính trị hay tôn giáo của bạn là gì, bạn nên giữ chúng riêng tư. Đừng bao giờ lưu trữ chúng trên laptop công ty, ngay cả khi công ty bạn giữ lập trường trung lập về chủ đề này. Nếu bạn tiết lộ chúng, người khác có thể đưa ra những giả định về niềm tin của bạn, có khả năng định hình hành vi hoặc thái độ của họ đối với bạn. Nếu việc lưu trữ dữ liệu như vậy trên thiết bị của bạn đi ngược lại chính sách công ty, và sếp hoặc quản trị viên IT của bạn phát hiện ra, điều đó có thể cho thấy bạn đang sử dụng thiết bị cho các vấn đề cá nhân ngoài công việc, điều này có thể làm tổn hại đến uy tín của bạn. Vì lý do này, hãy tránh tải xuống hoặc chuyển bất kỳ dữ liệu nào có thể tiết lộ niềm tin của bạn cho đồng nghiệp, quản trị viên IT hoặc sếp của bạn.
Việc giữ riêng biệt dữ liệu cá nhân và công việc trên laptop công ty là vô cùng quan trọng để bảo vệ quyền riêng tư, đảm bảo tuân thủ chính sách và duy trì an ninh thông tin. Các rủi ro liên quan đến việc lưu trữ những loại dữ liệu kể trên là rất lớn, từ việc bị lộ thông tin nhạy cảm đến đối mặt với hậu quả pháp lý hoặc ảnh hưởng đến sự nghiệp. Hãy luôn nhớ sao lưu các dữ liệu cá nhân quan trọng (như hồ sơ y tế, tài chính) vào các thiết bị hoặc dịch vụ lưu trữ cá nhân an toàn. Đừng để một chiếc laptop công ty trở thành điểm yếu trong chiến lược bảo mật thông tin cá nhân và nghề nghiệp của bạn.