Trong thế giới đầy rẫy những yếu tố gây xao nhãng, việc duy trì sự tập trung có thể trở thành một thách thức lớn. Tuy nhiên, bằng cách hình thành những thói quen phù hợp, bạn hoàn toàn có thể cải thiện khả năng tập trung và nâng cao năng suất làm việc. Bản thân tôi từng mất rất nhiều thời gian vì những gián đoạn liên tục, nhưng nhờ áp dụng những phương pháp khoa học, tôi đã trở nên tập trung và hiệu quả hơn rất nhiều. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết đã giúp tôi đạt được điều đó, và bạn cũng có thể áp dụng để tối ưu hóa hiệu suất công việc của mình.
1. Tối Ưu Hóa Không Gian Làm Việc với Chia Đôi Màn Hình hoặc Màn Hình Phụ
Mặc dù chế độ chia đôi màn hình có vẻ như là một nguồn gây xao nhãng tiềm ẩn, nhưng đối với tôi, nó lại là một công cụ thay đổi cuộc chơi đáng kinh ngạc. Khi viết một bài báo, tôi thường chia màn hình thành hai phần: một bên dành cho trình soạn thảo văn bản và bên còn lại để nghiên cứu. Tôi cũng áp dụng cách này khi cần so sánh các tài liệu, tạo bảng tính hoặc làm việc với nhiều nguồn thông tin khác nhau.
Thiết lập này loại bỏ hoàn toàn nhu cầu phải chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm các cửa sổ. Ngoài ra, tôi còn sử dụng một chiếc laptop cũ làm màn hình phụ, điều này càng giúp tôi tập trung hơn bằng cách cho phép tôi mở nhiều cửa sổ trên các màn hình riêng biệt. Nếu bạn chưa sử dụng chế độ chia đôi màn hình hoặc màn hình phụ, bạn đang bỏ lỡ một lợi thế lớn trong việc tăng cường năng suất làm việc.
Laptop Surface hiển thị chế độ chia đôi màn hình, giúp làm việc đa nhiệm và tăng năng suất hiệu quả.
2. Kích Hoạt Chế Độ Tập Trung (Focus Mode) hoặc Không Làm Phiền (Do Not Disturb) Trên Thiết Bị
Ham muốn kiểm tra điện thoại hoặc các thiết bị khác mỗi khi có thông báo hiện lên có thể gây phân tâm nghiêm trọng và thường dẫn đến việc lướt mạng xã hội không ngừng. Tuy nhiên, tôi không thể giữ điện thoại im lặng hoàn toàn vì không muốn bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng từ người thân. Giờ đây, tôi sử dụng chế độ Tập trung (Focus Mode) và Không làm phiền (Do Not Disturb) của điện thoại để quản lý những phiền nhiễu này một cách hiệu quả.
Các chế độ này cho phép tôi chặn các thông báo hoặc cuộc gọi không khẩn cấp từ ứng dụng. Tôi cũng có thể thiết lập các ngoại lệ cho những liên hệ hoặc ứng dụng quan trọng. Nhờ đó, tôi chỉ nhận được những thông báo thực sự cần thiết mà không bị gián đoạn bởi những yếu tố không cần thiết. Đây là một bí quyết quan trọng để duy trì sự tập trung và làm việc hiệu quả hơn.
Biển báo 'Không làm phiền' treo trên tay nắm cửa, minh họa cách bật chế độ Focus Mode để tránh xao nhãng.
3. Hạn Chế Mở Quá Nhiều Tab Trình Duyệt và Ứng Dụng
Trước đây, tôi thường có thói quen mở hàng chục tab trên trình duyệt và để nhiều ứng dụng máy tính chạy ngầm, ngay cả khi không sử dụng đến. Điều này không chỉ làm phân tán sự tập trung của tôi, khiến tôi dễ dàng bị cám dỗ kiểm tra email mới, cập nhật Asana và nhiều thứ khác, mà còn làm chậm máy tính. Hệ quả là hiệu suất công việc giảm sút và tôi cảm thấy mệt mỏi tinh thần hơn. Nhận ra vấn đề này, tôi đã quyết định phải thay đổi.
Giờ đây, tôi chỉ giữ những tab cần thiết cho công việc hiện tại, và ngay khi hoàn thành một tab, tôi đóng nó trước khi chuyển sang tác vụ tiếp theo. Tôi cũng thường xuyên tạo các Nhóm tab (Tab Groups) trong trình duyệt và thu nhỏ chúng lại sau khi dùng xong. Tương tự, tôi đã học cách hạn chế số lượng ứng dụng máy tính chạy đồng thời. Đây là một trong những cách tập trung làm việc hiệu quả và tăng năng suất mà tôi áp dụng.
Nhiều cửa sổ trình duyệt và ứng dụng mở cùng lúc, biểu thị việc máy tính bị chậm và giảm hiệu suất làm việc.
4. Lập Kế Hoạch Công Việc Từ Sớm
Tôi từng không có thói quen lập danh sách việc cần làm (to-do list), điều đó có nghĩa là tôi không có một lịch trình rõ ràng cho ngày làm việc. Vì lý do này, tôi luôn băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu và làm thế nào để ưu tiên các nhiệm vụ. Tôi thường dành hàng giờ quý giá cho những công việc ít quan trọng hơn và không thể hoàn thành các nhiệm vụ chính của mình. Sự thiếu kế hoạch này là một nguyên nhân lớn gây giảm năng suất.
Hiện tại, tôi đã hình thành thói quen tạo danh sách việc cần làm vào buổi tối hôm trước. Điều này giúp tôi có một cái nhìn tổng quan rõ ràng về ngày làm việc sắp tới và tránh được sự mệt mỏi khi phải ra quyết định. Tôi cũng ưu tiên xử lý các nhiệm vụ khó khăn hơn vào buổi sáng, khi tôi có nhiều năng lượng nhất. Bên cạnh đó, tôi luôn để lại một khoảng trống trong lịch trình cho những công việc đột xuất. Việc có một mục tiêu rõ ràng giúp tôi duy trì động lực, từ đó làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Máy tính Dell XPS 17 và sổ tay trên bàn làm việc, minh họa việc lập kế hoạch to-do list để tổ chức công việc.
5. Áp Dụng Kỹ Thuật Pomodoro để Tăng Năng Suất
Tôi từng dành hàng giờ liền ngồi trước máy tính mà không hề nghỉ ngơi, điều này thường khiến tôi cảm thấy kiệt sức. Các nhiệm vụ thường mất nhiều thời gian hơn cần thiết vì rất khó để duy trì sự tập trung trong thời gian dài. Đó là lúc một người bạn đã giới thiệu cho tôi Kỹ thuật Pomodoro – một phương pháp quản lý thời gian khuyến khích nghỉ giải lao ngắn sau mỗi 25 phút làm việc.
Giao diện Windows 11 với ứng dụng Đồng hồ đang chạy chế độ Focus Session, áp dụng kỹ thuật Pomodoro để tăng cường sự tập trung.
Việc nghỉ giải lao thường xuyên giúp giảm mệt mỏi tinh thần và cải thiện sự tập trung, từ đó thúc đẩy năng suất. Để thử áp dụng kỹ thuật này, bạn hãy đặt hẹn giờ 25 phút và làm việc tập trung cho đến khi đồng hồ báo hết giờ. Sau đó, nghỉ 5 phút. Sau khi hoàn thành bốn khoảng thời gian làm việc như vậy, hãy tự thưởng cho mình một giờ nghỉ dài hơn, khoảng 15 đến 30 phút. Đây là một cách tuyệt vời để rèn luyện khả năng tập trung làm việc hiệu quả.
6. Lên Lịch Gửi Email Vào Thời Gian Rảnh
Việc liên tục kiểm tra và trả lời email ngay khi chúng đến là một nguồn gây xao nhãng lớn, làm gián đoạn quy trình làm việc và giảm hiệu quả. Để quản lý tốt hơn điều này, tôi đặt ra các khung giờ cụ thể để xem email, thường là vào những lúc rảnh rỗi. Cách này cho phép tôi đọc, soạn thảo và lên lịch gửi phản hồi email theo đợt, thay vì để email làm gián đoạn công việc của tôi suốt cả ngày.
Người phụ nữ đang kiểm tra email trên laptop, minh họa việc lên lịch gửi email để quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Hầu hết các dịch vụ email đều cung cấp tính năng lên lịch gửi tích hợp, giúp việc sắp xếp thư trở nên dễ dàng. Hãy xác định những khoảng thời gian bạn ít bận rộn nhất và lên lịch gửi email phù hợp. Cách tiếp cận này không chỉ thúc đẩy năng suất mà còn đảm bảo email của bạn đến tay người nhận vào thời điểm tối ưu, đặc biệt khi làm việc với các múi giờ khác nhau.
Tôi đã áp dụng những phương pháp này để giảm thiểu sự xao nhãng khi làm việc tại nhà, và bạn cũng có thể làm tương tự để duy trì sự tập trung. Việc thực hiện các chiến lược này sẽ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Hãy thử áp dụng và xem chúng cải thiện hiệu quả công việc của bạn như thế nào. Ngoài ra, hãy cân nhắc chặn các mạng xã hội và các trang web gây xao nhãng khác, vì chúng có thể dễ dàng khiến bạn mất tập trung khỏi công việc.