Bạn đang cần nhập một dải ô dữ liệu từ một bảng tính Google Sheets khác? Nếu vậy, hàm IMPORTRANGE chính là công cụ mạnh mẽ được thiết kế để thực hiện chính xác điều đó! Hơn nữa, nếu dữ liệu nguồn thay đổi, dải dữ liệu được nhập cũng sẽ tự động cập nhật, đảm bảo tính đồng bộ và chính xác. Đây là cách bạn có thể sử dụng công cụ hữu ích này để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
IMPORTRANGE không chỉ giúp bạn kéo dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau vào một bảng tính tập trung mà còn là nền tảng quan trọng cho việc xây dựng các dashboard, báo cáo tự động hoặc hệ thống quản lý dữ liệu phức tạp trong môi trường Google Workspace. Với khả năng tự động cập nhật, hàm này loại bỏ nhu cầu nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp và cá nhân thường xuyên làm việc với lượng lớn dữ liệu phân tán.
Cú Pháp Hàm IMPORTRANGE Trong Google Sheets
Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets có hai đối số chính:
=IMPORTRANGE(spreadsheet_url, range_string)spreadsheet_url(Đối sốatrong bài gốc): Đây là liên kết (URL) đến tệp Google Sheets chứa dải dữ liệu bạn muốn nhập. Liên kết này phải được đặt trong dấu ngoặc kép (” “) hoặc tham chiếu đến một ô chứa URL đó.range_string(Đối sốbtrong bài gốc): Đây là tham chiếu đến dải dữ liệu cần nhập. Nó có thể là tham chiếu ô (ví dụ: “A2:A11”), tên trang tính theo sau bởi tham chiếu ô (ví dụ: “Sheet2!A2:A11”), một phạm vi được đặt tên (named range), tên bảng (table name) hoặc một cột trong bảng. Tất cả các tham chiếu này đều phải nằm trong dấu ngoặc kép. Tuy nhiên, nếu đối sốrange_stringtham chiếu đến một ô chứa các tham chiếu ô của dữ liệu nguồn, thì ô đó không cần dấu ngoặc kép.
Cấu trúc một URL hoặc liên kết trang web.
Có vẻ hơi phức tạp? Chúng ta hãy cùng đi sâu vào từng trường hợp cụ thể để hiểu rõ hơn.
Nhập Dữ Liệu Bằng Tham Chiếu Ô Trực Tiếp
Bạn có thể nhập dữ liệu từ một tệp Google Sheets này sang tệp khác bằng cách chỉ định URL nguồn và các tham chiếu ô liên quan. Phương pháp này đặc biệt hữu ích nếu bạn chắc chắn rằng vị trí và kích thước của dữ liệu nguồn sẽ không thay đổi.
Hãy tưởng tượng bạn có hai tệp Google Sheets đang mở trên hai tab trình duyệt riêng biệt. Tệp 1 chứa danh sách tên trong các ô từ A2 đến A11 mà bạn muốn nhập vào Tệp 2.
Hai bảng tính Google Sheets minh họa việc nhập dữ liệu từ File 1 sang File 2.
Để thực hiện điều này, hãy chọn ô trong Tệp 2 mà bạn muốn danh sách được nhập vào, sau đó nhập công thức sau—ghi nhớ đặt cả URL và tham chiếu ô trong dấu ngoặc kép—và nhấn Enter:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/your_spreadsheet_id","A2:A11")Trong các ví dụ công thức hướng dẫn này, chúng tôi chỉ hiển thị một phần của URL để minh họa. Trong thực tế, bạn cần đảm bảo chèn toàn bộ URL vào công thức của mình.
Lần đầu tiên bạn kết nối hai bảng tính (bảng tính hiện hành và bảng tính được tham chiếu), bạn có thể thấy lỗi #REF!. Nếu gặp lỗi này, hãy di chuột qua ô chứa lỗi để xem một trong hai thông báo sau:
Một mặt, nếu bạn là chủ sở hữu của cả hai bảng tính, Google Sheets sẽ thông báo rằng bạn cần cấp quyền để liên kết các tệp. Để làm điều này, hãy nhấp vào “Cho phép truy cập” (Allow Access).
Thông báo lỗi #REF! trong Google Sheets và nút "Cho phép truy cập" để cấp quyền liên kết dữ liệu.
Mặt khác, nếu bạn không phải là chủ sở hữu của bảng tính nguồn và chưa được cấp quyền chỉnh sửa, bạn sẽ nhận được thông báo rằng bạn không có quyền sử dụng bảng tính được liên kết trong công thức IMPORTRANGE của mình. Trong trường hợp này, hãy dán URL vào thanh địa chỉ của trình duyệt, nhấp vào “Yêu cầu quyền chỉnh sửa” (Request Edit Access), và chờ chủ sở hữu chấp thuận yêu cầu này.
Khi các quyền truy cập đã được kích hoạt chính xác, dải dữ liệu sẽ được nhập thành công.
Dữ liệu từ một dải ô được nhập thành công vào bảng tính Google Sheets bằng hàm IMPORTRANGE.
Hơn thế nữa, bất kỳ thay đổi nào đối với nội dung của các ô từ A2 đến A11 trong Tệp 1 sẽ được phản ánh trong dữ liệu đã nhập vào Tệp 2 sau khi nó tự động làm mới.
Lưu ý quan trọng: Nếu dữ liệu nguồn mở rộng hoặc thay đổi vị trí, tham chiếu ô bạn đã sử dụng trong đối số range_string sẽ không tự động điều chỉnh theo thay đổi này. Do đó, bạn sẽ cần phải điều chỉnh công thức IMPORTRANGE cho phù hợp.
Mặc định, hàm IMPORTRANGE sẽ nhập dữ liệu từ trang tính đầu tiên trong tệp được chỉ định, ngay cả khi bạn sử dụng URL của một trang tính khác trong cùng tệp đó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nhập một dải dữ liệu từ một trang tính khác, hãy nhập tên trang tính, theo sau là dấu chấm than (!), và sau đó là các tham chiếu ô cho đối số range_string.
Ví dụ, công thức này sẽ nhập dữ liệu từ các ô A2 đến A11 trong Trang tính 2 của tệp nguồn:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/your_spreadsheet_id","Sheet2!A2:A11")Mẹo Chuyên Nghiệp: Nhập Dữ Liệu Từ Cùng Một Tệp Google Sheets
Hàm IMPORTRANGE được thiết kế để nhập các dải dữ liệu từ các tệp Google Sheets khác nhau. Để nhập dữ liệu từ một trang tính này sang một trang tính khác trong cùng một tệp Google Sheets, bạn nên sử dụng hàm ARRAYFORMULA. Ví dụ, khi nhập:
=ARRAYFORMULA(A2:A11)hàm này sẽ động sao chép dữ liệu từ các ô A2 đến A11 trong cùng một trang tính.
Tương tự, khi nhập:
=ARRAYFORMULA(Sheet1!A2:A11)vào một ô trong Trang tính 2, nó sẽ nhân đôi dữ liệu trong các ô A2 đến A11 của Trang tính 1. Đây là một phương pháp hiệu quả hơn và không yêu cầu cấp quyền như IMPORTRANGE vì dữ liệu nằm trong cùng một tài liệu.
Nhập Dữ Liệu Bằng Tham Chiếu Gián Tiếp
Trong các ví dụ trên, đối số spreadsheet_url chứa toàn bộ URL của dữ liệu nguồn, dẫn đến các công thức dài và khó phân tích. Để làm cho công thức gọn gàng hơn, bạn có thể tham chiếu một ô chứa URL nguồn.
Trong ví dụ này, các ô C2 đến C11 trong Tệp 1 chứa danh sách các loài động vật mà bạn muốn nhập vào Tệp 2.
Danh sách các loài động vật trong dải ô C2:C11 của một tệp Google Sheets nguồn.
Nếu bạn có quyền chỉnh sửa Tệp 1, hãy sao chép URL của nó và chọn một ô trống trong Tệp 2. Sau đó, nhấp vào thanh công thức ở đầu bảng tính để con trỏ nhấp nháy, và nhấn Ctrl+V (hoặc nhấp chuột phải và chọn “Dán”), sau đó nhấn Enter.
Dán đường dẫn URL của tệp Google Sheets nguồn vào thanh công thức để tham chiếu gián tiếp.
Nếu bạn dán liên kết trực tiếp vào ô, Google Sheets có thể định dạng lại liên kết, khiến nó không tương thích với hàm IMPORTRANGE. Đây là lý do tại sao tốt nhất nên dán URL vào thanh công thức sau khi chọn ô đích.
Tiếp theo, chọn ô mà bạn vừa dán liên kết vào và nhấp vào “Chip” (Con chip).
Chọn tùy chọn "Chip" để chuyển đổi đường dẫn URL thành nhãn tệp gọn gàng hơn trong Google Sheets.
Thao tác này sẽ rút ngắn liên kết thành một nhãn tệp, giúp bảng tính của bạn gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.
Đường dẫn URL của bảng tính Google Sheets được hiển thị dưới dạng nhãn tệp giúp trang tính gọn gàng.
Sau đó, trong một ô khác của Tệp 2, nhập:
=IMPORTRANGE(A1,"C2:C11")trong đó A1 là ô trong Tệp 2 chứa URL của Tệp 1 mà bạn vừa dán, và "C2:C11" là dải dữ liệu trong Tệp 1 mà bạn muốn nhập.
Lưu ý: Ô chứa URL (A1) không cần đặt trong dấu ngoặc kép.
Sau đó, nhấn Enter.
Công thức IMPORTRANGE trong Google Sheets tham chiếu URL từ một ô khác để nhập dữ liệu.
Thay vì mã hóa cứng các tham chiếu ô trong đối số range_string, bạn có thể nhập chúng vào một ô riêng biệt trong Tệp 2 và tham chiếu ô đó thay thế. Ngoài việc làm công thức của bạn ngắn gọn hơn, phương pháp này còn giúp bạn dễ dàng thay đổi tham chiếu mà không cần chỉnh sửa công thức IMPORTRANGE đó.
Trong ví dụ này, công thức:
=IMPORTRANGE(A1,B1)trong ô B2 sẽ lấy URL từ ô A1 và các tham chiếu ô từ ô B1.
Hàm IMPORTRANGE sử dụng tham chiếu ô cho cả URL tệp nguồn và phạm vi dữ liệu cần nhập.
Nếu sau này bạn nhận ra rằng bạn muốn dải dữ liệu được nhập là tĩnh (thay vì cho phép nó cập nhật theo dữ liệu nguồn), chỉ cần chọn và sao chép dải dữ liệu đó, sau đó nhấn Ctrl+Shift+V để dán dữ liệu dưới dạng giá trị. Điều này sẽ ngắt liên kết với nguồn và giữ nguyên các giá trị tại thời điểm dán.
Nhập Dữ Liệu Từ Bảng và Phạm Vi Được Đặt Tên
Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cũng có thể nhập toàn bộ bảng, các cột trong bảng và các phạm vi được đặt tên. Phương pháp này đặc biệt linh hoạt vì nó tự động điều chỉnh nếu dữ liệu nguồn mở rộng hoặc thay đổi kích thước.
Trong ví dụ này, Tệp 1 chứa một bảng có tên T_Fruits, và bạn muốn nhập cột có tên Fruits vào Tệp 2.
Bảng dữ liệu "T_Fruits" trong Google Sheets với cột "Fruits" được đánh dấu để nhập.
Vì vậy, sau khi đảm bảo bạn có quyền chỉnh sửa Tệp 1, trong một ô trống trong Tệp 2, nhập:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/your_spreadsheet_id","T_Fruits[Fruits]")trong đó URL là liên kết đến Tệp 1, T_Fruits là tên của bảng, và Fruits là tên cột trong bảng đó mà bạn muốn nhập.
Sử dụng IMPORTRANGE để nhập một cột cụ thể từ bảng đã đặt tên trong tệp Google Sheets khác.
Nếu bạn chỉ nhập tên bảng (mà không có tiêu đề cột), toàn bộ bảng sẽ được nhập.
Lợi ích của phương pháp này là nếu có thêm các hàng mới vào dữ liệu nguồn, hàm IMPORTRANGE sẽ tự động nhận diện và bao gồm chúng, nghĩa là các thay đổi sẽ được phản ánh trong phiên bản đã nhập. Tuy nhiên, nếu bạn đổi tên bảng hoặc tiêu đề cột, bạn sẽ cần cập nhật đối số range_string của công thức IMPORTRANGE cho phù hợp.
Tương tự, đối số range_string cũng có thể là một phạm vi được đặt tên.
Biểu tượng Google Sheets minh họa các cách sử dụng phạm vi được đặt tên hiệu quả.
Ví dụ, các ô từ H2 đến H11 trong Tệp 1 được đặt tên là R_Cities.
Dải ô chứa danh sách các thành phố được đặt tên là "R_Cities" trong Google Sheets.
Kết quả là, công thức trong Tệp 2 có thể nhập dữ liệu này bằng cách tham chiếu phạm vi được đặt tên:
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/your_spreadsheet_id","R_Cities")
Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets được sử dụng để nhập dữ liệu từ một phạm vi đã đặt tên.
Lồng Ghép IMPORTRANGE Trong Các Hàm Khác
IMPORTRANGE không nhất thiết phải được sử dụng một mình trong Google Sheets—nó còn có thể được sử dụng cùng với các công thức khác để thực hiện các phép tính trên dữ liệu từ các tệp Google Sheets khác. Khả năng này mở ra cánh cửa cho việc phân tích và tổng hợp dữ liệu phức tạp mà không cần phải nhập toàn bộ dữ liệu trước.
Biểu tượng Google Sheets minh họa các cách sử dụng phạm vi được đặt tên hiệu quả.
Trong ví dụ này, hãy tưởng tượng Tệp 1 có danh sách điểm số trong các ô từ J2 đến J6. Mục tiêu của bạn là sử dụng hàm IMPORTRANGE cùng với hàm SUM để đánh giá các ô này, tính tổng các giá trị của chúng và trả về kết quả trong Tệp 2.
Danh sách các điểm số từ J2 đến J6 trong tệp Google Sheets nguồn để tính tổng.
Để làm điều này, trong một ô trống trong Tệp 2, nhập:
=SUM(IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/your_spreadsheet_id","J2:J6"))trong đó hàm IMPORTRANGE tham chiếu các ô J2 đến J6 trong Tệp 1, và hàm SUM sẽ cộng các giá trị chúng chứa.
Hàm IMPORTRANGE lồng trong hàm SUM để tính tổng dải dữ liệu từ tệp Google Sheets khác.
Theo Google, việc sử dụng phương pháp này nhanh hơn so với việc sử dụng IMPORTRANGE để nhập dữ liệu trước, sau đó mới dùng một hàm SUM riêng biệt để tính tổng dải dữ liệu đã nhập.
Lưu ý quan trọng: Hàm IMPORTRANGE không thể tham chiếu đến một ô chứa một hàm biến động (volatile function) khác – như NOW hoặc các hàm tạo số ngẫu nhiên RAND và RANDBETWEEN – vì làm như vậy có thể gây quá tải tài nguyên của bảng tính. Ngoại lệ duy nhất là hàm TODAY, vì hàm này chỉ cập nhật một lần mỗi ngày, không gây ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất.
Những Điểm Cần Lưu Ý Khi Sử Dụng Hàm IMPORTRANGE
Trước khi bạn bắt đầu sử dụng IMPORTRANGE trong các bảng tính Google Sheets của mình, đây là một số điểm cuối cùng cần ghi nhớ để đảm bảo hiệu suất và độ tin cậy:
- Tham chiếu và tên trong IMPORTRANGE không tự động cập nhật: Nếu tham chiếu dải dữ liệu, tên bảng, tên cột hoặc tên phạm vi thay đổi trong tệp nguồn, bạn cần phải cập nhật chúng trong công thức
IMPORTRANGEở tệp đích. Điều này đòi hỏi sự quản lý thủ công khi có thay đổi cấu trúc dữ liệu. - Bạn có thể tạo chuỗi IMPORTRANGE: Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm này trong Tệp 2 để tham chiếu một dải dữ liệu trong Tệp 1, sau đó sử dụng lại nó trong Tệp 3 để tham chiếu dải dữ liệu đã được nhập vào Tệp 2. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng giới hạn các chuỗi này, vì việc có quá nhiều chuỗi có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của các bảng tính của bạn, gây ra tình trạng chậm trễ và lỗi.
- IMPORTRANGE yêu cầu kết nối internet: Vì đây là một hàm dữ liệu ngoài, nó cần có kết nối internet để hoạt động. Kết nối internet chậm hơn sẽ dẫn đến tình trạng nhập dữ liệu bị trễ và có thể không ổn định.
- Giới hạn nhập là 10MB: Hàm
IMPORTRANGEbị giới hạn ở việc nhập tối đa 10MB dữ liệu cho mỗi yêu cầu. Giới hạn này được áp dụng để giảm thiểu tác động tiêu cực của hàm lên hiệu suất và tài nguyên của bảng tính, tránh tình trạng quá tải.
Vì là một phần mềm trực tuyến, nhiều người dùng ưa thích Google Sheets hơn so với các đối thủ cạnh tranh trên máy tính để bàn như Microsoft Excel. Thật vậy, để thực hiện các hành động nhập dữ liệu tương tự trong Excel, bạn sẽ cần sử dụng công cụ Power Query Editor, một lộ trình đòi hỏi nhiều bước phức tạp hơn đáng kể.
Kết Luận
Hàm IMPORTRANGE là một công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai muốn tự động hóa việc liên kết và cập nhật dữ liệu giữa các bảng tính Google Sheets. Từ việc nhập các dải ô đơn giản đến việc tích hợp với các hàm phức tạp khác, IMPORTRANGE mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cao trong quản lý dữ liệu. Mặc dù có một số lưu ý về quyền truy cập, cập nhật tham chiếu và giới hạn hiệu suất, những lợi ích mà nó mang lại vượt xa các thách thức này.
Với những hướng dẫn chi tiết trên, chúng tôi hy vọng bạn đã nắm vững cách sử dụng IMPORTRANGE để tối ưu hóa công việc của mình. Hãy bắt đầu áp dụng hàm này để xây dựng các hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu động, giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Bạn có kinh nghiệm nào khác khi sử dụng IMPORTRANGE không? Hãy chia sẻ ý kiến và mẹo của bạn trong phần bình luận bên dưới để cộng đồng của tinmoicongnghe.com cùng học hỏi nhé!