Bạn có thường xuyên thực hiện các thao tác xử lý tệp tin lặp đi lặp lại trên chiếc Mac của mình mỗi ngày không? Nếu có, Quick Actions chính là giải pháp mạnh mẽ giúp bạn tinh giản các tác vụ này, biến quy trình làm việc trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Bằng cách tích hợp chúng vào menu ngữ cảnh khi chuột phải, bạn có thể hoàn thành nhiều công việc chỉ với vài cú nhấp chuột hoặc thậm chí ít hơn, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Bài viết này từ tinmoicongnghe.com sẽ đưa bạn đi sâu vào thế giới của Quick Actions trên macOS, từ những tính năng có sẵn đến cách tạo các hành động tùy chỉnh độc đáo, đảm bảo bạn tận dụng tối đa tiềm năng của chiếc máy Mac của mình.
Quick Actions Là Gì Và Tại Sao Bạn Nên Sử Dụng?
Quick Actions là một tính năng cốt lõi của macOS, cho phép người dùng thực hiện các thao tác tệp tin phổ biến trực tiếp từ ứng dụng Finder hoặc màn hình desktop mà không cần phải mở tệp trong các ứng dụng liên quan. Điều này giúp loại bỏ những bước không cần thiết, đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc và nâng cao trải nghiệm người dùng. Bạn có thể áp dụng Quick Actions cho một tệp đơn lẻ hoặc đồng thời cho nhiều tệp, lý tưởng cho các tác vụ xử lý hàng loạt, giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và công sức.
Ví dụ, bạn có thể dễ dàng sử dụng Quick Actions để thay đổi kích thước và chuyển đổi định dạng hình ảnh, xoay ảnh, hoặc thậm chí loại bỏ nền ảnh chỉ trong tích tắc. Tương tự, Quick Actions còn hỗ trợ chú thích hình ảnh hoặc tệp PDF, tạo tệp PDF từ nhiều hình ảnh hoặc các tệp PDF khác, hay cắt các đoạn âm thanh và video để rút ngắn chúng. Apple đã tích hợp sẵn một loạt Quick Actions hữu ích trong macOS để bạn bắt đầu. Hơn nữa, hệ điều hành này còn cho phép bạn tạo và sử dụng các Quick Actions tùy chỉnh, đáp ứng những yêu cầu công việc đặc thù của riêng bạn.
Các Quick Actions Có Sẵn Trên macOS
Tính đến thời điểm hiện tại, macOS đi kèm với sáu Quick Actions được tích hợp sẵn, phục vụ nhiều nhu cầu xử lý tệp tin cơ bản. Bạn có thể sử dụng các Quick Actions này trên các tệp hình ảnh, PDF, âm thanh và video. Để truy cập, chỉ cần nhấp chuột phải vào một tệp trong Finder, sau đó chọn menu “Quick Actions” để lựa chọn một trong các tùy chọn sau:
- Chuyển Đổi Hình Ảnh (Convert Image): Tính năng này cho phép bạn chuyển đổi hình ảnh sang các định dạng phổ biến như JPEG, PNG hoặc HEIF. Ngoài ra, nó còn cung cấp tùy chọn thay đổi kích thước hình ảnh và giữ lại hoặc xóa siêu dữ liệu (metadata) của tệp.
- Xoay Trái (Rotate Left): Thực hiện xoay hình ảnh đã chọn 90 độ ngược chiều kim đồng hồ. Bạn có thể lặp lại thao tác này cho đến khi đạt được hướng mong muốn cho hình ảnh.
- Xóa Nền (Remove Background): Trích xuất đối tượng chính (foreground) từ một hình ảnh và lưu nó dưới dạng một tệp mới, trong khi vẫn giữ nguyên hình ảnh gốc. Đây là công cụ đắc lực để nhanh chóng xóa nền từ nhiều hình ảnh cùng lúc.
- Tạo PDF (Create PDF): Kết hợp các tệp đã chọn thành một tệp PDF duy nhất. Bạn có thể sử dụng nó để tạo tài liệu PDF từ nhiều hình ảnh hoặc các tệp PDF khác.
- Đánh Dấu (Markup): Cung cấp quyền truy cập nhanh vào các công cụ đánh dấu và chú thích, giúp đơn giản hóa việc thêm ghi chú. Nó mở tệp hình ảnh hoặc PDF trong cửa sổ Quick Look, với một thanh công cụ ở phía trên chứa các công cụ đánh dấu đa dạng như Sketch, Draw, Shapes, Text, Highlight, Signature, Rotate Left và Crop. Bạn cũng có thể chia sẻ tệp đã chú thích trực tiếp từ cửa sổ này.
- Cắt (Trim): Cung cấp quyền truy cập nhanh vào công cụ cắt, cho phép bạn nhanh chóng cắt bớt tệp đã chọn. Tính năng này tự động xuất hiện đối với các tệp âm thanh và video được hỗ trợ, mở tệp trong cửa sổ Quick Look với thanh cắt ở phía dưới.
Các Quick Actions được tích hợp sẵn trên macOS không thể tùy chỉnh, nghĩa là bạn không thể thay đổi thuộc tính hoặc cách chúng hoạt động. Bạn phải sử dụng những Quick Actions này theo đúng cách mà Apple đã cung cấp.
Hướng Dẫn Tạo Quick Actions Tùy Chỉnh Trên Mac
Mặc dù macOS bao gồm một vài Quick Actions tích hợp sẵn để giúp bạn xử lý nhiều tác vụ thao tác tệp cơ bản, nhưng chúng có thể chưa đủ để bao quát toàn bộ các thao tác tệp mà hầu hết chúng ta thực hiện hàng ngày trên Mac. Do đó, nếu bạn muốn đơn giản hóa các tác vụ lặp đi lặp lại khác, bạn cần tự tạo các Quick Actions của riêng mình.
Có hai cách để thực hiện điều này: sử dụng ứng dụng Automator hoặc ứng dụng Phím tắt (Shortcuts). Hãy cùng tìm hiểu cả hai phương pháp. Để minh họa, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một Quick Action để chuyển đổi hình ảnh sang một kích thước cụ thể.
Tạo Quick Action Bằng Ứng Dụng Automator
Automator là một ứng dụng tích hợp sẵn trong macOS, cho phép bạn tạo các quy trình làm việc (workflows) để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trên Mac. Trong khi việc tạo workflows thường đòi hỏi kiến thức về ngôn ngữ lập trình, Automator lại áp dụng một phương pháp đơn giản hơn, trong đó bạn kéo và thả các hành động để kết nối chúng lại với nhau và tạo ra workflows.
Để tạo một Quick Action bằng Automator, hãy khởi chạy ứng dụng Automator (thường nằm trong thư mục Ứng dụng > Tiện ích). Nhấp vào “New Document” (Tài liệu Mới), và khi được yêu cầu đặt loại tài liệu, chọn “Quick Action” và nhấn “Choose” (Chọn).
Giao diện Automator trên macOS hiển thị cửa sổ chọn loại tài liệu mới, với tùy chọn "Quick Action" được tô sáng.
Trong khu vực workflow, hãy đặt hành động “Workflow Receives Current” (Quy trình nhận hiện tại) thành “Image Files” (Tệp hình ảnh) trong “Finder”.
Thiết lập tùy chọn "Workflow Receives Current" thành "Image Files" trong "Finder" trên ứng dụng Automator của macOS để tạo Quick Action xử lý ảnh.
Bây giờ, trong thanh bên “Actions” (Hành động), chọn “Files and Folders” (Tệp và Thư mục) và kéo thả hành động “Get Selected Finder Items” (Lấy Các Mục Được Chọn Trong Finder) vào khu vực workflow ở bên phải.
Kéo thả hành động "Get Selected Finder Items" từ thanh công cụ vào khu vực làm việc của Automator để khởi tạo Quick Action.
Tiếp theo, chọn “Photos” (Ảnh) trong thanh bên “Actions” và kéo thả hành động “Scale Images” (Thay Đổi Kích Thước Hình Ảnh) vào khu vực workflow. Automator sẽ nhắc bạn thêm hành động “Copy Finder Items” (Sao Chép Các Mục Finder) vào workflow để bảo toàn các tệp gốc. Nhấp vào “Add” (Thêm) để cho phép điều này và chỉ định thư mục đích cho các tệp, hoặc nhấn “Don’t Add” (Không Thêm) để ghi đè lên các tệp gốc.
Sau khi hoàn tất, trong hành động “Scale Images”, nhập kích thước (theo pixel) bạn muốn thay đổi cho hình ảnh vào trường văn bản bên cạnh menu thả xuống “To Size” (Đến Kích Thước). Lưu ý rằng giá trị này về cơ bản là kích thước tối đa của cạnh dài nhất của hình ảnh, nghĩa là nó có thể là chiều rộng (đối với hình ảnh ngang) hoặc chiều dài (đối với hình ảnh dọc).
Thêm và cấu hình hành động "Scale Images" trong Automator, thiết lập kích thước ảnh mong muốn cho Quick Action.
Cuối cùng, với tất cả các hành động đã được thêm vào, hãy lưu Quick Action. Đi tới File > Save (Tệp > Lưu) hoặc nhấn tổ hợp phím Command+S. Đặt tên cho dịch vụ này và nhấp vào “Save” (Lưu).
Hộp thoại lưu Quick Action trong ứng dụng Automator, cho phép người dùng đặt tên cho hành động tùy chỉnh trên macOS.
Nếu sau này bạn muốn chỉnh sửa Quick Action, hãy mở ứng dụng Finder và nhấn tổ hợp phím Command+Shift+G để truy cập cửa sổ “Go to Folder” (Đi tới Thư mục). Nhập ~/Library/Services, và bạn sẽ thấy tất cả các Quick Actions của Automator.
Control-click (nhấn giữ Control và nhấp chuột) vào Quick Action bạn muốn chỉnh sửa và chọn “Open With” (Mở Bằng) > “Automator.app”. Điều này sẽ mở Quick Action trong cửa sổ Automator. Thực hiện các thay đổi và đừng quên lưu chúng lại.
Tạo Quick Action Bằng Ứng Dụng Phím Tắt (Shortcuts)
Nếu bạn chưa từng sử dụng Automator trước đây và cảm thấy giao diện của nó hơi phức tạp, bạn có thể sử dụng ứng dụng Phím tắt (Shortcuts) để tạo Quick Action thay thế. Ứng dụng Phím tắt được cài đặt sẵn trên macOS, cung cấp giao diện thân thiện với người dùng hơn so với Automator và rất tuyệt vời để tự động hóa các hành động đơn giản.
Để tạo Quick Action bằng ứng dụng Phím tắt, hãy khởi chạy ứng dụng. Sau đó, nhấp vào biểu tượng “+” ở góc trên bên phải để tạo phím tắt mới. Hoặc, đi tới File > New Shortcut (Tệp > Phím tắt Mới). Bây giờ, nhấp vào trường “Search” (Tìm kiếm) ở thanh bên phải, gõ “Get Selected Files in Finder” (Lấy Các Tệp Đã Chọn Trong Finder) và nhấp đúp vào nó để thêm vào phím tắt. Bạn cũng có thể kéo và thả hành động này.
Thêm hành động "Get Selected Files in Finder" vào trình soạn thảo ứng dụng Phím tắt (Shortcuts) trên Mac để tạo Quick Action.
Tương tự, tìm kiếm và thêm hành động “Resize Image” (Thay Đổi Kích Thước Hình Ảnh) vào phím tắt. Sau khi hoàn tất, trong hành động “Resize Image”, nhấp vào trường bên cạnh “Size” (Kích thước) và chỉ định kích thước (theo pixel) bạn muốn. Theo mặc định, hành động này sử dụng tùy chọn “Auto Height” (Chiều cao tự động), nhưng bạn có thể chỉ định chiều rộng nếu có yêu cầu cụ thể.
Thêm hành động "Resize Image" vào trình soạn thảo Phím tắt (Shortcuts) và thiết lập kích thước ảnh cho Quick Action tùy chỉnh.
Nhấp vào biểu tượng “i” ở thanh bên phải và bật tùy chọn “Use as Quick Action” (Sử dụng làm Quick Action). Đánh dấu vào ô kiểm “Finder”.
Kích hoạt tùy chọn "Use as Quick Action" và chọn "Finder" trong thông tin chi tiết phím tắt để biến nó thành Quick Action trên macOS.
Sau khi bạn đã hoàn thành việc thêm các hành động, Phím tắt sẽ tự động đặt tên phím tắt là “Resize Image” – dựa trên hành động “Resize Image” mà bạn đã thêm. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một tên khác. Chỉ cần nhấp vào văn bản “Resize Image” ở đầu phím tắt, nhập tên mới và nhấn phím Return để lưu.
Giao diện đặt tên cho Quick Action mới trong ứng dụng Phím tắt (Shortcuts) trên macOS, hiển thị tên "Resize Image".
Đóng cửa sổ, và bạn sẽ thấy phím tắt nằm trong mục “All Shortcuts” (Tất cả Phím tắt) trong thư viện Phím tắt của mình. Bạn có thể quay lại ứng dụng Phím tắt bất cứ lúc nào để thực hiện các thay đổi đối với Quick Action.
Cách Sử Dụng Quick Actions Trên Mac
Ngay sau khi bạn tạo một Quick Action—bằng một trong hai phương pháp—nó sẽ tự động được thêm vào menu Quick Actions trên Mac của bạn, sẵn sàng để sử dụng.
Hãy truy cập Finder hoặc desktop—nơi bạn lưu trữ các tệp tin mà bạn muốn thao tác. Chọn tệp mà bạn muốn áp dụng Quick Action; bạn cũng có thể chọn nhiều tệp. Bây giờ, nhấp chuột phải (hoặc Control-click) vào lựa chọn của bạn, chọn “Quick Actions”, và nhấp vào Quick Action bạn muốn sử dụng.
Menu ngữ cảnh hiển thị tùy chọn "Quick Actions" khi chọn nhiều tệp ảnh trong Finder trên Mac, cho phép thực hiện các thao tác nhanh.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Quick Action bạn muốn sử dụng trong ngăn xem trước (Preview pane). Để tính năng này hoạt động, bạn cần bật ngăn xem trước. Mở Finder và đi tới View > Show Preview (Xem > Hiển thị Xem trước), hoặc nhấn tổ hợp phím Command+Shift+P.
Các Quick Actions hiển thị trực tiếp trong ngăn xem trước (Preview pane) của Finder trên macOS, giúp truy cập nhanh các chức năng.
Tương tự, nếu Mac của bạn có Touch Bar, bạn cũng có thể thực thi Quick Actions từ đó. Tuy nhiên, bạn sẽ cần cấu hình nó trước từ cài đặt Touch Bar.
Tùy thuộc vào Quick Action bạn vừa sử dụng, nó có thể hoạt động ngầm, áp dụng các thay đổi cho các tệp đã chọn và lưu chúng tự động. Hoặc nó có thể yêu cầu bạn nhập liệu. Quick Action “Convert Image” là một ví dụ điển hình. Khi bạn chạy nó, bạn sẽ thấy các lời nhắc trên màn hình yêu cầu bạn chọn định dạng đầu ra mong muốn, cùng với các tùy chọn khác. Thực hiện các lựa chọn phù hợp, và Quick Action sẽ hoàn tất thao tác và lưu tệp.
Trừ khi bạn đã chọn giữ lại tệp gốc trong khi tạo workflow (trong Automator hoặc Shortcuts), Quick Action sẽ ghi đè lên tệp gốc và lưu nó vào cùng vị trí.
Quản Lý Quick Actions Trên macOS
Theo thời gian, khi bạn tiếp tục tạo các Quick Actions tùy chỉnh mới, menu Quick Actions trên Mac của bạn có thể trở nên lộn xộn do có quá nhiều hành động. Bạn có thể ngăn chặn điều này bằng cách vô hiệu hóa các Quick Actions mà bạn không sử dụng thường xuyên.
Để quản lý Quick Actions trên Mac, hãy khởi chạy ứng dụng “System Settings” (Cài đặt hệ thống). Đi tới “General” (Chung), cuộn xuống và chọn “Login Items & Extensions” (Mục Đăng nhập & Tiện ích mở rộng).
Trang cài đặt "Chung" trong ứng dụng Cài đặt hệ thống (System Settings) của macOS, nơi quản lý các thiết lập chung.
Cuộn xuống phần “Extensions” (Tiện ích mở rộng) và nhấp vào nút “i” bên cạnh “Finder”. Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các Quick Actions tích hợp sẵn và tùy chỉnh mà bạn hiện có trên Mac. Chuyển công tắc bên cạnh một Quick Action sang trạng thái tắt để vô hiệu hóa nó và nhấn “Done” (Hoàn tất).
Giao diện bật/tắt Quick Actions trong phần "Tiện ích mở rộng" của Cài đặt hệ thống trên Mac, giúp người dùng quản lý các hành động nhanh.
Trong tương lai, nếu bạn cần sử dụng lại Quick Action này, bạn có thể kích hoạt lại nó. Hãy quay lại cùng trang và bật công tắc bên cạnh.
Việc tích hợp Quick Actions vào quy trình làm việc là một cách tuyệt vời để nâng cao năng suất trên Mac của bạn. Apple cũng cung cấp Quick Actions trên iPhone, có thể truy cập trong ứng dụng Files. Đây là một trong những khả năng ít được biết đến của ứng dụng Files trên iPhone mà bạn có thể chưa biết, mặc dù, không giống như trên Mac, bạn không thể tạo và sử dụng các Quick Actions tùy chỉnh trên iPhone của mình.
Tự động hóa các thao tác tệp tin đơn giản chỉ là một trong những cách mà các ứng dụng Automator và Phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trên Mac. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Quick Actions để chia tệp PDF, đóng dấu bản quyền PDF, lưu trữ tệp vào kho lưu trữ ZIP, và nhiều hơn nữa. Tương tự, ứng dụng Phím tắt có thể giúp bạn thoát tất cả các ứng dụng, theo dõi thời gian và mở các ứng dụng cùng tài liệu sẵn sàng cho công việc, trong số nhiều khả năng khác.